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Interne Vorschriften bezüglich des Geldwäscheschutzgesetzes und des Hinweisgeberschutzgesetzes

Teil 1

INTERNE VORSCHRIFTEN ZUR
KONTROLLE UND VERHINDERUNG VON GELDWÄSCHE UND TERRORISMUSFINANZIERUNG
in Bezug auf die Tätigkeiten der in Artikel 4, Punkt 13 des GwG - genannten Personen

KAPITEL 1
ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN UND GRUNDBEGRIFFE

Art. 1. Diese internen Vorschriften ("die Vorschriften") regeln die Maßnahmen zur Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung, die Organisation und die Kontrolle ihrer Umsetzung im Rahmen der Tätigkeit von Personen, die beruflich Buchhaltungsdienstleistungen und/oder Steuerberatung erbringen, sowie von Personen, die im Rahmen ihrer Haupttätigkeit oder ihrer beruflichen Tätigkeit direkt oder indirekt über mit ihnen verbundene Personen Hilfe in jeglicher Form oder Beratung in Steuerangelegenheiten leisten - verpflichtete Personen gemäß Artikel 4, Punkt 13 des Gesetzes über Maßnahmen gegen Geldwäsche (AML).
Art. 2 (1) "Geldwäsche", wenn vorsätzlich begangen, ist:

die Umwandlung oder Übertragung von Vermögensgegenständen in Kenntnis der Tatsache, dass diese Vermögensgegenstände aus einer Straftat oder aus der Teilnahme an einer Straftat stammen, um die rechtswidrige Herkunft der Vermögensgegenstände zu verbergen oder zu verschleiern oder um einer Person, die an der Begehung einer solchen Straftat beteiligt ist, zu helfen, die rechtlichen Folgen ihrer Tat zu vermeiden;
das Verheimlichen oder Verschleiern der Art, der Herkunft, des Aufenthaltsorts, des Standorts, der Bewegung, der Rechte an oder des Eigentums an Vermögensgegenständen in Kenntnis der Tatsache, dass diese Vermögensgegenstände aus einer Straftat oder aus der Beteiligung an einer Straftat stammen;
der Erwerb, der Besitz, das Halten oder die Verwendung von Vermögensgegenständen in dem Wissen zum Zeitpunkt des Erhalts, dass sie aus einer Straftat oder aus der Teilnahme an einer Straftat stammen;
die Beteiligung an einer der in den Absätzen 1 bis 3 genannten Handlungen, die Vereinigung zur Begehung einer solchen Handlung, der Versuch, eine solche Handlung zu begehen, sowie die Beihilfe, die Anstiftung, die Erleichterung oder die Beratung bei der Begehung einer solchen Handlung oder deren Verheimlichung.
(2) Geldwäsche liegt auch dann vor, wenn die Straftat, aus der die im Absatz 1 genannten Vermögensgegenstände stammen, in einem anderen Mitgliedstaat oder einem Drittland begangen wurde und nicht unter die Gerichtsbarkeit der Republik Bulgarien fällt.
Art. 3. "Terrorismusfinanzierung" ist die unmittelbare oder mittelbare, rechtswidrige und vorsätzliche Bereitstellung und/oder Einziehung von Geldern und anderen finanziellen Vermögenswerten oder wirtschaftlichen Ressourcen und/oder die Erbringung von Finanzdienstleistungen mit der Absicht oder in dem Wissen, dass sie ganz oder teilweise zur Begehung von Terrorismus, zur Finanzierung von Terrorismus, zur Anwerbung oder Ausbildung von Einzelpersonen oder Personengruppen für die Begehung von Terrorismus, zur Ausreise aus einem Land oder zur Einreise in ein Land über seine Grenzen und zum rechtswidrigen Aufenthalt in einem Land zum Zwecke Beteiligung an Terrorismus; Bildung, Leitung oder Mitgliedschaft in einer organisierten kriminellen Vereinigung, deren Ziel die Begehung von Terrorismus oder die Finanzierung von Terrorismus ist, Vorbereitung zur Begehung von Terrorismus, Diebstahl mit dem Ziel, die Mittel zur Begehung von Terrorismus zu erlangen, Fälschung eines amtlichen Dokuments mit dem Ziel, die Begehung von Terrorismus zu erleichtern, offenkundige Anstiftung zur Begehung von Terrorismus oder Androhung von Terrorismus im Sinne des Strafgesetzbuchs.
Art. 4 (1) Maßnahmen zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems für Zwecke der Geldwäsche sind:
Sorgfältige Prüfung der Kunden;
Sammlung und Erstellung von Dokumenten und anderen Informationen gemäß den Bedingungen und Verfahren des GwG;
Aufbewahrung von Dokumenten, Daten und Informationen, die für die Zwecke des GwG gesammelt und aufbereitet wurden;
Bewertung des Risikos im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
Offenlegung von Informationen über verdächtige Transaktionen, Geschäfte und Kunden;
Offenlegung anderer Informationen für die Zwecke des GwG.
(2) Maßnahmen zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems für Zwecke der Terrorismusfinanzierung sind:
Sperrung von Finanzmitteln und anderen finanziellen Vermögenswerten oder wirtschaftlichen Ressourcen;
Verbot der Bereitstellung von Finanzdienstleistungen, finanziellen Mitteln und anderen finanziellen Vermögenswerten oder wirtschaftlichen Ressourcen;
Meldung bei Verdacht oder Durchführung der unter in Punkt 1 und 2 genannten Maßnahmen.
Art. 5. Die umfassende Überprüfung der Kunden schließt ein:
Identifizierung von Kunden und die Überprüfung ihrer Identität auf der Grundlage von Dokumenten, Daten oder Informationen, die aus zuverlässigen und unabhängigen Quellen stammen;
Feststellung des wirtschaftlichen Eigentümers und die Ergreifung geeigneter Maßnahmen zur Überprüfung seiner Identität in einer Weise, die IntelliWay Services AG ausreichende Gründe gibt, die tatsächliche Eigentümerschaft festzustellen, einschließlich der Anwendung geeigneter Maßnahmen zur Klärung der Eigentums- und Kontrollstruktur des Kunden;
Einholung von Informationen und Bewertung des Zwecks und der Art der mit dem Kunden aufgenommenen oder aufzunehmenden Geschäftsbeziehung in den im GwG vorgesehenen Fällen;
Klärung der Herkunft der Mittel in den im GwG vorgesehenen Fällen;
laufende Überwachung der etablierten Geschäftsbeziehungen und Überprüfung der während der gesamten Dauer dieser Beziehungen durchgeführten Transaktionen und Operationen, um festzustellen, ob sie dem Risikoprofil des Kunden und den bei der Anwendung der Maßnahmen nach Punkten 1 bis 4 gesammelten Informationen über den Kunden und/oder seine Geschäftstätigkeiten entsprechen, sowie rechtzeitige Aktualisierung der gesammelten Dokumente, Daten und Informationen.
Art. 6. (1) IntelliWay Services AG wendet die Maßnahmen zur umfassenden Kundenprüfung an bei:
Aufnahme von Geschäftsbeziehungen;
Durchführung einer gelegentlichen Transaktion oder Abschluss eines gelegentlichen Geschäfts mit einem Wert, der den Wert von 15 000 EUR in Lewa oder diesen Gegenwert in einer anderen Währung erreicht oder übersteigt, unabhängig davon, ob die Transaktion oder das Geschäft durch eine einzige Transaktion oder durch mehrere miteinander verbundene Transaktionen durchgeführt wurde;
Durchführung einer gelegentlichen Transaktion oder Abschluss eines gelegentlichen Geschäfts mit einem Wert, der den Wert von 5 000 Euro in Lewa oder den Gegenwert in einer anderen Währung erreicht oder überschreitet, wenn die Zahlung in bar erfolgt, unabhängig davon, ob die Transaktion oder das Geschäft durch eine einzige Transaktion oder miteinander verbundenen Transaktionen durchgeführt wurde.
(2) In Fällen, in denen aufgrund der Art der gelegentlichen Transaktion oder des Geschäfts deren Wert zum Zeitpunkt der Ausführung nicht bestimmt werden kann, sind die Maßnahmen zur umfassenden Kundenüberprüfung spätestens zu dem Zeitpunkt anzuwenden, zu dem der Wert des Geschäfts oder der Transaktion bestimmt worden ist, wenn dieser gleich oder höher ist als:
den Gegenwert von 15 000 EUR in Lewa oder den Gegenwert in einer anderen Währung, unabhängig davon, wie die Zahlung erfolgt und ob die Transaktion oder das Geschäft durch eine einzige Transaktion oder durch mehrere miteinander verbundene Transaktionen durchgeführt wurde;
den Gegenwert von 5 000 EUR in Lewa oder den Gegenwert in einer anderen Währung, wenn die Zahlung in bar erfolgt, unabhängig davon, ob die Transaktion oder das Geschäft durch eine einzige Transaktion oder durch mehrere miteinander verbundene Transaktionen durchgeführt wurde.
(3) Die in Absatz 2 genannten Fälle schließen die Verpflichtung zur Anwendung der Maßnahmen zur umfassenden Kundenüberprüfung gemäß Absatz 1, Punkt 1 nicht aus.
Art. 7 IntelliWay Services AG ist verpflichtet, die Maßnahmen zur umfassenden Überprüfung nach Artikel 5 in jedem Fall des Verdachts auf Geldwäsche und/oder das Vorhandensein von Geldern kriminellen Ursprungs anzuwenden, unabhängig vom Wert der Transaktion oder des Geschäfts, dem Risikoprofil des Kunden, den Bedingungen für die Anwendung der Sorgfaltspflichten oder anderen Ausnahmen, die im GwG-Gesetz oder den Vorschriften zur Umsetzung des Gesetzes zur Bekämpfung der Geldwäsche (VUGwG) vorgesehen sind.
(1) Die Maßnahmen zur umfassenden Überprüfung der Kunden gemäß Artikel 5, Punkte 1 und 2 sind vor der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung und immer dann anzuwenden, wenn Zweifel an der Richtigkeit, der Aktualität oder der Angemessenheit der zur Identifizierung von Kunden und deren wirtschaftlichen Eigentümern angegebenen Daten bestehen oder wenn Informationen über eine Änderung dieser Daten eingehen.

KAPITEL ZWEI
BEDINGUNGEN UND VERFAHREN ZUR SAMMLUNG UND AUFBEWAHRUNG VON INFORMATIONEN

Abschnitt I
Identifizierung natürlicher Personen

Art. (1) Die Identifizierung natürlicher Personen erfolgt durch Vorlage eines amtlichen Ausweises und Anfertigung einer Kopie davon.
(2) Bei der Identifizierung natürlicher Personen werden folgende Daten erfasst:

Namen;
Geburtsdatum und -ort;
Amtliche persönliche Identifikationsnummer oder ein anderes einzigartiges Identifikationsmerkmal, das in einem gültigen amtlichen Personalausweis enthalten ist und ein Foto des Kunden aufweist;
Jede Staatsangehörigkeit, die die Person besitzt;
Land des ständigen Aufenthalts und Adresse (eine Postfachnummer ist nicht ausreichend).
(3) Bei der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen werden auch Daten zur beruflichen Tätigkeit der Person sowie zum Zweck und zur Art ihrer Beteiligung an den Geschäftsbeziehungen gesammelt durch:
Verwendung von Dokumenten, Daten oder Informationen aus einer zuverlässigen und unabhängigen Quelle (z. B. Arbeitsbescheinigungen vom Arbeitgeber oder Auftraggeber bei zivilrechtlichen Verträgen, Buchhaltungs- und Steuerdokumente usw.);
Ausfüllen eines Fragebogens (Anhang 3), oder
auf andere Weise, die von IntelliWay Services AG als angemessen erachtet wird.
(4) Auf der Grundlage der Risikobewertung kann IntelliWay Services AG zusätzliche Daten gemäß den Bedingungen des GwG, VUGwG und dieser Vorschriften erheben.
(5) Wenn der amtliche Personalausweis der natürlichen Person nicht alle Daten gemäß Absatz 2 enthält, werden die fehlenden Daten durch Vorlage anderer amtlicher Ausweisdokumente oder anderer amtlicher persönlicher Dokumente gesammelt, die gültig sind und ein Foto des Kunden aufweisen, sowie durch Anfertigung einer Kopie davon.
(6) In Ermangelung einer anderen Möglichkeit kann die Erhebung der in Absatz 2 Nummern 3 und 5 genannten Daten auch durch die Vorlage anderer amtlicher Dokumente oder von Dokumenten aus einer zuverlässigen und unabhängigen Quelle und das Herunterladen einer Kopie davon erfolgen.

Abschnitt II
Identifizierung von juristischen Personen und anderen Rechtssubjekten
Art. (1) Die Identifizierung von juristischen Personen und anderen Rechtssubjekten erfolgt durch Vorlage des Originals oder einer notariell beglaubigten Abschrift eines amtlichen Auszugs aus dem einschlägigen Register über den aktuellen Status sowie einer beglaubigten Kopie des Gründungsvertrags, der Gründungsurkunde oder eines anderen Dokuments, das zur Feststellung der in Absatz 6 genannten Daten erforderlich ist.
(2) In den Fällen des § 23 Abs. 6 des Gesetzes über das Handelsregister und das Register für juristische Personen ohne Erwerbszweck und bei Vorhandensein eines amtlichen öffentlichen Handels- oder Gesellschaftsregisters in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union, in dem die juristische Person eingetragen ist, erfolgt die Identifizierung von juristischen Personen durch Einsichtnahme in das Handelsregister oder das entsprechende öffentliche Register unter der Kontonummer der juristischen Person und Dokumentation der durchgeführten Identifizierungsmaßnahmen.
Wenn alle oder ein Teil der zur Identifizierung der juristischen Person erforderlichen Daten nicht unter die im Handelsregister oder im entsprechenden öffentlichen Register einzutragenden Umstände fallen, nicht öffentlich zugänglich sind oder die durchgeführten Maßnahmen nicht dokumentiert werden, erfolgt die Sammlung dieser Daten durch Anforderung des Originals oder einer notariell beglaubigten Kopie eines amtlichen Auszugs aus dem entsprechenden Register über den aktuellen Status sowie einer beglaubigten Kopie des Gründungsvertrags, der Gründungsurkunde und/oder anderer Dokumente, die die zur Feststellung erforderlichen Daten gemäß Absatz 6 enthalten (Art. 54, Abs. 4 GwG).
(3) Die Maßnahmen zur Einsichtnahme gemäß Absatz 2 werden so dokumentiert, dass folgende Informationen feststellbar sind:

Datum und die Uhrzeit der Einsichtnahme;
die Person, die Einsichtnahme vorgenommen hat;
das letzte Datum der Aktualisierung des Kontos der juristischen Person im einschlägigen Register (falls verfügbar und im einschlägigen Register zugänglich);
die in Absatz 6 genannten Daten;
die Dokumente, die die in Absatz 6 genannten Daten enthalten, wenn diese nicht aus der Einsichtnahme gemäß Absatz 2 ersichtlich sind, jedoch in gescannten Dokumenten im Registereintrag der juristischen Person vorliegen;
weitere Daten und Informationen, die von IntelliWay Services AG als notwendig für die Identifizierung erachtet werden.
(4) Die Maßnahmen zur Einsichtnahme gemäß Absatz 1 werden so dokumentiert, dass folgendes nicht möglich ist:
Änderung der Reihenfolge der durchgeführten Maßnahmen;
unrechtmäßige Vernichtung und/oder Löschung der Einsichtnahme;
unbefugter Zugriff, Änderung oder Verbreitung der Einsichtnahme.
(5) Bei der Identifizierung von juristischen Personen und anderen Rechtspersonen ist IntelliWay Services AD verpflichtet, die Eigentums-, Verwaltungs- und Kontrollstruktur des Kunden – juristische Person oder anderer Rechtsträger – festzustellen.
(6) Bei der Identifizierung von juristischen Personen und anderen Rechtssubjekten werden folgende Daten erhoben:
Bezeichnung;
Rechtsform;
Sitz;
Adresse der Verwaltung;
Anschrift für Schriftverkehr;
eigentlicher Geschäftsgegenstand oder Zweck und Charakter der Geschäftsbeziehung oder der gelegentlichen Transaktion oder des Geschäfts;
Dauer des Bestehens;
Kontrollorgane, Verwaltungs- und Vertretungsorgane;
Art und Zusammensetzung des kollektiven Verwaltungsorgans;
Hauptgeschäftssitz.
(7) Wenn die Dokumente gemäß Abs. 1 und 2 die Daten gemäß Abs. 6 nicht enthalten, erfolgt die Erhebung dieser Daten durch Vorlage anderer amtlichen Dokumente.
(8) Wenn eine bestimmte Tätigkeit der Lizenzierung, Genehmigung oder Registrierung unterliegt, legen Kunden, die Geschäftsbeziehungen eingehen oder Geschäfte oder Transaktionen mit oder über IntelliWay Services AG im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit durchführen, eine beglaubigte Kopie der entsprechenden Lizenz, Genehmigung oder Registrierungsbescheinigung vor.
(9) Für die gesetzlichen Vertreter und wirtschaftlichen Eigentümer des Kunden – juristische Person oder anderer Rechtsträger –, die Bevollmächtigten und die anderen natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit der Identifizierung des Kunden – juristische Person oder anderer Rechtsträger – zu identifizieren sind, gelten die Identifikationsregeln für natürliche Personen gemäß Abschnitt I dieses Kapitels.
(10) Für die Zwecke dieses Abschnitts füllen die gesetzlichen Vertreter oder Bevollmächtigten der Kunden – juristische Personen und andere Rechtsträger – den Fragebogen gemäß Anhang Nr. 3 aus, unterschreiben und reichen ihn bei IntelliWay Services AG oder bei von ihr bestimmten Mitarbeitern ein.

Abschnitt III
Identifizierung der wirtschaftlichen Eigentümer der Kunden - juristische Personen oder andere Rechtsträger

Art. 11 (1) IntelliWay Services AG ist verpflichtet, die natürlichen Personen zu identifizieren, die wirtschaftlich Berechtigte eines Kunden – juristische Person oder anderer Rechtsträger – sind. Die Identifizierung erfolgt durch die Erhebung folgender Nachweise und Dokumente:

Nachweis aus dem entsprechenden Register der wirtschaftlich Berechtigten sowie die Dokumente gemäß Abs. 2, die juristischen Personen oder andere Rechtsträger mit Nominaldirektoren, Nominalsekretären oder Nominalkapitaleigentümern betreffen;
Dokumente und Nachweise zur Identifizierung gemäß Kapitel zwei, Abschnitte I und II, sowie andere Dokumente, aus denen der wirtschaftlich Berechtigte, die Art und der Umfang der Eigentums- oder Kontrollrechte ersichtlich sind und die keinen Zweifel daran lassen, dass die Person, über die gemäß Ziff. 1 Informationen eingeholt wurden, der tatsächliche wirtschaftlich Berechtigte ist.
Erklärung des gesetzlichen Vertreters oder des Bevollmächtigten der juristischen Person (Anhang Nr. 2) – wenn die durch die Verfahren gemäß Ziff. 1 und 2 erhobenen Informationen nicht ausreichen, um die natürliche Person zu identifizieren, die wirtschaftlich Berechtigter eines Kunden – juristische Person oder anderer Rechtsträger – ist, sowie wenn die Anwendung der Verfahren gemäß Ziff. 1 und 2 zu widersprüchlichen Informationen geführt hat.
(2) Wenn zur Identifizierung einer natürlichen Person, die wirtschaftlich Berechtigter eines Kunden – juristische Person oder anderer Rechtsträger – ist, neben den Nachweisen und Dokumenten gemäß Abs. 1, Ziff. 1 und 2, Intelliway Services AG auch eine Erklärung gemäß Abs. 1, Ziff. 3 einholt, muss diese die Angaben gemäß Anhang Nr. 2 enthalten.
(3) Die Erklärung gemäß Abs. 1, Ziff. 3 kann als Teil eines anderen vom Erklärenden stammenden Dokuments aufgenommen werden, muss jedoch alle relevanten Angaben zum jeweiligen juristischen oder anderen Rechtsträger gemäß Anhang Nr. 2 enthalten und darf keinen Zweifel an der Person des Erklärenden und am Inhalt der Erklärung aufkommen lassen.
(4) Die Erklärung gemäß Abs. 1, Ziff. 3 wird bei IntelliWay Services AG oder bei einem von ihr bestimmten Mitarbeiter eingereicht, einschließlich durch elektronische Erklärung, elektronisches Dokument oder elektronische Signatur, unter Beachtung der Anforderungen von Kapitel zwei, Abschnitt VII der Verordnung zur Bekämpfung von Geldwäsche (VUGwG) und gemäß Art. 15 des Gesetzes zur Bekämpfung von Geldwäsche (GwG).
(5) Von Kunden – juristischen Personen oder anderen Rechtsträgern mit Nominaldirektoren, Nominalsekretären oder Nominalkapitaleigentümern – wird eine Bescheinigung, ein Vertrag oder ein anderes gültiges Dokument gemäß der Gesetzgebung der Gerichtsbarkeit verlangt, in der sie registriert sind. Dieses Dokument muss von einem zentralen Register oder einem Registrierungsagenten stammen und aus ihm muss hervorgehen, wer die tatsächlichen wirtschaftlich Berechtigten des Kunden – juristische Person oder anderer Rechtsträger – sind.
(6) Für jede natürliche Person, die wirtschaftlicher Eigentümer eines Kunden - einer juristischen Person oder eines sonstigen Rechtssubjekts - ist, werden die zur Identifizierung der natürlichen Person erforderlichen Daten erfasst und eine Kopie des amtlichen Ausweises eingeholt.
Art. 12. IntelliWay Services AG ergreift Maßnahmen zur Überprüfung der Identifikationsdaten der wirtschaftlichen Eigentümer gemäß Artikel 14, abhängig von der Art des Kunden und dem Risikoniveau, das sich aus der Begründung von Kundenbeziehungen und/oder der Durchführung von Transaktionen oder Geschäften mit diesem Kundentyp ergibt.

Abschnitt V
Überprüfung der gesammelten Identifikationsdaten

Art. 14. Die Überprüfung der gesammelten Identifikationsdaten erfolgt durch die Nutzung einer oder mehrerer der folgenden Methoden:

Anforderung zusätzlicher Dokumente;
Abfrage von elektronischen Seiten und Datenbanken lokaler und ausländischer zuständigen staatlichen und anderen Behörden, die öffentlich zugänglich sind, um die Gültigkeit von Identitätsdokumenten und anderen persönlichen Dokumenten zu überprüfen oder andere bei der Identifizierung gesammelte Daten zu prüfen, z.B.:
• https://www.mvr.bg/
• https://www.consilium.europa.eu/prado/bg/check-document-numbers/check-document-numbers.pdf
• https://www.consilium.europa.eu/prado/bg/prado-start-page.html
Abfrage öffentlich zugänglicher lokalen und ausländischen offiziellen Handels-, Unternehmens-, Gesellschafts- und anderen Register (z.B. Handels- und Unternehmensregister der EU-Mitgliedstaaten – https://e-justice.europa.eu/content_business_registers-104-bg.do oder andere Register, wenn freier Zugang dazu besteht);
Festlegung der Anforderung, dass die erste Zahlung der Operation oder des Geschäfts über ein Konto erfolgt, das im Namen des Kunden bei einem Kreditinstitut (Bank) in der Republik Bulgarien, in einem anderen EU-Mitgliedstaat oder bei einer Bank eines Drittlandes eröffnet wurde, dessen Gesetzgebung Anforderungen enthält, die den Anforderungen des GwG entsprechen, wobei das Risikoniveau dieser Staaten und die Umsetzung von Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung berücksichtigt werden;
Erneute Anforderung der bei der Identifizierung vorgelegten Dokumente und Überprüfung auf Änderungen in den Identifikationsdaten – bei Überprüfung der Identifizierung im Rahmen bereits bestehender Geschäftsbeziehungen, wenn die Identifizierung beim Eingehen solcher Beziehungen erfolgt ist;
Andere Methode, die IntelliWay Services AG die Zuverlässigkeit der Kundenidentifizierung gewährleistet.

Art. 15. (1) In allen Fällen wendet IntelliWay Services AG den Grundsatz an, dass die Identifizierung der Kunden und die Überprüfung ihrer Identität durch die Nutzung von Dokumenten, Daten oder Informationen aus einer zuverlässigen und unabhängigen Quelle erfolgt.
(2) Die ergriffenen Maßnahmen zur Überprüfung der Identifikationsdaten eines Kunden werden dokumentiert, wobei die Dokumente zur Überprüfung der Identität obligatorisch Informationen zum Datum und zur Uhrzeit der durchgeführten Maßnahmen sowie Namen und Position der ausführenden Person enthalten.

Abschnitt VI
Internes Kontrollsystem bei der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen oder der Durchführung von Einzeltransaktionen oder -geschäften mittels elektronischer Erklärung, elektronischem Dokument oder elektronischer Signatur oder in einer anderen Form ohne Anwesenheit des Kunden

Art. 16. (1) Wenn die Identifizierung ohne Anwesenheit der zu identifizierende natürliche Person erfolgt, wird die Identifizierung durch Vorlage einer Kopie eines offiziellen Identitätsdokuments vorgenommen, ohne dass die Vorlage des Originaldokuments erforderlich ist. In diesen Fällen erfolgt die Überprüfung der Identifizierung durch die Verwendung von mindestens zwei der folgenden Methoden:

Anforderung zusätzlicher Dokumente;
Abfrage von elektronischen Seiten und Datenbanken lokaler und ausländischer zuständigen staatlichen und anderen Behörden, die für die öffentliche Nutzung zur Überprüfung der Gültigkeit von Identitätsdokumenten und anderen persönlichen Dokumenten oder zur Überprüfung anderer bei der Identifizierung gesammelter Daten zur Verfügung stehen, wie zum Beispiel:
• https://www.mvr.bg/
• https://www.consilium.europa.eu/prado/bg/check-document-numbers/check-document-numbers.pdf
• https://www.consilium.europa.eu/prado/bg/prado-start-page.html
Abfrage öffentlich zugänglicher lokalen und ausländischen offiziellen Handels-, Unternehmens-, Gesellschafts- und anderer Register (z.B. Handels- und Gesellschaftsregister der EU-Mitgliedstaaten – https://e-justice.europa.eu/content_business_registers-104-bg.do oder andere Register, die im jeweiligen Fall frei zugänglich sind);
Festlegung der Anforderung, dass die erste Zahlung der Transaktion oder des Geschäfts über ein Konto erfolgt, das im Namen des Kunden bei einem Kreditinstitut (Bank) in der Republik Bulgarien, in einem anderen EU-Mitgliedstaat oder bei einer Bank eines Drittlandes eröffnet wurde, dessen Gesetzgebung Anforderungen enthält, die den Anforderungen des GwG entsprechen, wobei das Risikoniveau dieser Staaten und die Umsetzung von Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung berücksichtigt werden;
Erneute Anforderung der bei der Identifizierung vorgelegten Dokumente und Überprüfung auf Änderungen in den Identifikationsdaten – bei Überprüfung der Identifizierung im Rahmen bereits bestehender Geschäftsbeziehungen, wenn die Identifizierung beim Eingehen solcher Beziehungen erfolgt ist;
Verwendung traditioneller Kommunikationsmethoden, wie das Versenden eines Briefes an die Adresse laut Identitätsdokument, Durchführung eines Telefonats, Austausch von E-Mails über die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse und andere;
Führung eines Gesprächs mit dem Kunden per Videokonferenz durch IntelliWay Services AG oder einen speziell geschulten Mitarbeiter unter Einhaltung der Anforderungen von Art. 42, Abs. 5 der VUGwG;
Ermittlung der IP-Adresse des Kunden und deren Überprüfung über www.whois.com, https://who.is/, https://whois.net/, www.ultratools.com usw.
andere Methode die IntelliWay Services AG Grund zu der Annahme gibt, dass die Identifizierung des Kunden zuverlässig ist.

(2) Die Methoden nach Abs. 1 werden verwendet, um den Standort der zu identifizierenden Person festzustellen und die Gründe zu klären, warum ein Kunde aus einem anderen Staat oder einer anderen Gerichtsbarkeit die Dienstleistungen von IntelliWay Services AG in Anspruch nimmt.
(3) In allen Fällen der Identifizierung nach dieser internen Regelung müssen mindestens zwei der folgenden Anforderungen zwingend erfüllt sein:

Akzeptanz nur von offiziellen Identitätsdokumenten mit Sicherheitsmerkmalen;
Akzeptanz nur von offiziellen Identitätsdokumenten mit biometrischen Daten;
Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder die Verwendung von Dokumenten mit notariell beglaubigter Unterschrift (z.B. Vollmacht).

Art. 17 (1) Ein Vertrag, eine Erklärung oder ein anderes Dokument ist auch dann ein amtliches elektronisches Dokument, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwendet wurde, für die ein Zertifikat für eine qualifizierte elektronische Signatur von einem registrierten Anbieter von Zertifizierungsdiensten gemäß dem Gesetz über das elektronische Dokument und die elektronischen Zertifizierungsdienste (ZEDES) ausgestellt wurde.

(2) Amtliche elektronische Dokumente sind auch eingehende elektronische Dokumente, die aufgrund eines geltenden internationalen Rechtsakts, bei dem die Republik Bulgarien Vertragspartei ist, als solche anerkannt sind oder mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet sind, deren Zertifikat als gleichwertig mit einem von einem bulgarischen Anbieter ausgestellten Zertifikat anerkannt ist.
(3) Zertifikate, die von Zertifizierungsdiensteanbietern aus anderen Staaten gemäß dem nationalen Recht dieser Staaten ausgestellt wurden, werden als gleichwertig mit Zertifikaten anerkannt, die von einem bulgarischen Anbieter von Zertifizierungsdiensten ausgestellt wurden, sofern die Anforderungen dafür gemäß dem ZEDES und den anwendbaren EU-Verordnungen erfüllt sind.
Art. 18. Die Berechtigung zur Abgabe elektronischer Erklärungen im Namen der Intelliway Services AG, diese als offizielle elektronische Dokumente zu unterzeichnen sowie solche Dokumente zu empfangen, haben die Verwaltungsorgane der IntelliWay Services AG und die von ihnen bestimmten Mitarbeiter.
Art. 19. IntelliWay Services AG akzeptiert eingehende elektronische Dokumente, die per E-Mail gesendet wurden.
Art. 20. IntelliWay Services AG akzeptiert die Bereitstellung tragbarer elektronischer Datenträger mit aufgezeichneten elektronischen Dokumenten, die an die Postadresse der IntelliWay Services AG gesendet werden.
Art. 21. Der Vertrag mit dem Kunden kann aus der Ferne durch den Austausch elektronischer Erklärungen abgeschlossen werden, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Art. 13 des ZEDES unterzeichnet sind. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine elektronische Signatur im Sinne von Art. 3, Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014. Die rechtliche Wirkung der QES ist der handschriftlichen Unterschrift der Person gleichgestellt.

Art. 22. (1) Vor der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen mittels qualifizierter elektronischer Signatur sendet der Kunde eine Kopie eines offiziellen Identitätsdokuments, das mit der QES unterzeichnet ist. Im Falle eines Kunden – einer juristischen Person oder einer anderen Rechtseinheit – wird zusätzlich eine Kopie der erforderlichen Identifikationsdokumente übermittelt, die vom Kunden gemäß den Anforderungen der Internen Vorschriften für die Kontrolle und Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (IVKVGT), GwG und VUGwG vorzulegen sind und die notwendigen Angaben enthalten.

(2) Zusammen mit den Dokumenten nach Abs. 1 sendet der Kunde mit der QES unterzeichnet alle gemäß GwG und IVKVGT erforderlichen Erklärungen, Fragebögen und sonstige Dokumente, die mit der Identifizierung des Kunden und der tatsächlichen Eigentümer sowie der Klärung der Herkunft der Mittel im Zusammenhang stehen.
(3) IntelliWay Services AG kann vom Kunden zusätzliche Dokumente, Erklärungen und Maßnahmen im Rahmen der Umsetzung des GwG und der zugehörigen Rechtsakte anfordern, um die Identität des Inhabers festzustellen.
Art. 23 (1) Vor der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen oder der Durchführung einer gelegentlichen Transaktion oder eines Geschäfts ohne Anwesenheit des Kunden, außerhalb des Anwendungsfalls von Art. 22, sendet der Kunde:

Eine Kopie eines offiziellen Identitätsdokuments (beidseitig gescannt), und im Falle eines Kunden – einer juristischen Person oder einer anderen Rechtseinheit – eine Kopie der entsprechenden erforderlichen Identifikationsdokumente, die vom Kunden gemäß den Anforderungen der IVKVGT, GwG und VUGwG vorzulegen sind und die notwendigen Angaben enthalten;
Eine Kopie eines Dokuments, das von einer Kreditinstitution der Republik Bulgarien oder einer lizenzierten Einrichtung in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum ausgestellt wurde, oder ein Dokument, das die Berechnung oder Zahlung einer Versorgungsleistung nachweist, oder ein notariell beglaubigtes Dokument (z. B. eine Vollmacht).
(2) Zusammen mit den Dokumenten gemäß Abs. 1 sendet der Kunde auch alle gemäß GwG und IVKVGT erforderlichen Erklärungen, Fragebögen und sonstige Dokumente, die mit der Identifizierung des Kunden und der wirtschaftlich Berechtigten sowie der Klärung der Herkunft der Mittel zusammenhängen.
(3) Aus den Dokumenten gemäß Abs. 1, Pkt. 2 muss der Inhaber des Kontos bzw. des Vertragsverhältnisses ersichtlich sein. Das gescannte Exemplar des Bankdokuments oder der Rechnung für eine Versorgungsleistung muss innerhalb der letzten drei Monate ausgestellt worden sein.
(4) Ein Bankdokument ist ein von einer Bank ausgestellter Kontoauszug oder eine Bescheinigung über ein Konto. Das Dokument muss entweder den Namen des Inhabers und seine Adresse oder den Namen des Inhabers und seine Personenkennzahl (EGN) oder eine andere offizielle Identifikationsnummer enthalten.
(5) Eine Rechnung für eine Versorgungsleistung ist eine Rechnung für Strom, Fernwärme, Wasser oder Gas. Das Dokument muss die Adresse des Inhabers bestätigen und sollte daher mit der Adresse des Inhabers im Identitätsdokument oder einer anderen offiziellen Adresse des Kunden übereinstimmen.
Art. 24 (1) Die Aufnahme von Geschäftsbeziehungen oder die Durchführung einer gelegentlichen Operation oder Transaktion mit dem Kunden kann in Abwesenheit erfolgen, indem die erforderlichen Dokumente auf Papierform ausgetauscht werden, die von beiden Parteien unterzeichnet sind, sofern ein Teil der vom Kunden unterzeichneten Dokumente (z. B. eine Vollmacht) mit notarieller Beglaubigung der Unterschrift versehen ist.
(2) In den Fällen gemäß Abs. 1 sendet der Kunde an IntelliWay Services AG auch eine beglaubigte Kopie seines Identitätsdokuments, und im Falle eines Kunden – einer juristischen Person oder einer anderen Rechtseinheit – beglaubigte Kopien der entsprechenden erforderlichen Identifikationsdokumente, die gemäß den Anforderungen des der IVKVGT, GwG und VUGwG vorzulegen sind und die notwendigen Angaben enthalten.
(3) Zusammen mit den Dokumenten gemäß Abs. 2 sendet der Kunde auch alle gemäß GwG und IVKVGT erforderlichen Erklärungen, Fragebögen und sonstige Dokumente, die mit der Identifizierung des Kunden und der wirtschaftlich Berechtigten sowie der Klärung der Herkunft der Mittel zusammenhängen. Unter Berücksichtigung des Risikoniveaus im Einzelfall kann IntelliWay Services AG vom Kunden verlangen, dass einige der Erklärungen und Dokumente mit notarieller Beglaubigung der Unterschrift versehen sind.
Art. 25. (1) Die Aufnahme von Geschäftsbeziehungen oder die Durchführung einer gelegentlichen Transaktion oder eines Geschäfts mit dem Kunden kann in Abwesenheit erfolgen, indem die erforderlichen Dokumente auf Papierform ausgetauscht werden, die von beiden Parteien unterzeichnet sind, sofern der Kunde Inhaber eines Bankkontos ist, das bei einer Kreditinstitution eröffnet wurde, die die oben genannten Anforderungen erfüllt.
(2) In den Fällen gemäß Abs. 1 sendet der Kunde an IntelliWay Services AG eine beglaubigte Kopie seines Identitätsdokuments, und im Falle eines Kunden – einer juristischen Person oder einer anderen Rechtseinheit – beglaubigte Kopien der entsprechenden erforderlichen Identifikationsdokumente, die gemäß den Anforderungen der IVKVGT, GwG und VUGwG vorzulegen sind und die notwendigen Angaben enthalten.
(3) Zusammen mit den Dokumenten gemäß Abs. 2 sendet der Kunde auch alle gemäß GwG und IVKVGT erforderlichen Erklärungen, Fragebögen und sonstige Dokumente, die mit der Identifizierung des Kunden und der wirtschaftlich Berechtigten sowie der Klärung der Herkunft der Mittel zusammenhängen.
Art. 26. IntelliWay Services AG kann vom Kunden zusätzliche Dokumente, Erklärungen und Maßnahmen im Rahmen der Umsetzung des GwG und der zugehörigen Rechtsakte anfordern, um die Identität des Inhabers festzustellen.
Art. 27. Die im Rahmen dieses Abschnitts gesammelten Dokumente werden gemäß der allgemeinen Regelung des GwG und der IVKVGT der IntelliWay Services AG aufbewahrt.

Abschnitt VII
Kundenakten

Art. 28 (1) Intelliway Services AG führt Kundenakten im Zusammenhang mit der Anwendung dieser Regeln, des GwG, der VUGwG und des Gesetzеs über Maßnahmen gegen die Finanzierung des Terrorismus (GMFT) in Bezug auf jeden Kunden, mit dem IntelliWay Services AG Geschäftsbeziehungen unterhält oder eine gelegentliche Transaktion oder ein Geschäft durchgeführt hat, die die Anwendung von Maßnahmen gemäß GwG erforderlich macht.
(2) Die Informationen, die in der Kundenakte gemäß diesen Regeln aufbewahrt werden, beziehen sich ausschließlich auf Informationen, die gemäß den Anforderungen des GwG, der VUGwG, des GMFT und dieser Regeln gesammelt, erstellt, analysiert und gespeichert werden. Die in der Kundenakte gesammelten und enthaltenen Informationen werden in der Checkliste gemäß Anhang Nr. 5 vermerkt.
(3) Die Kundenakte kann auch in elektronischer Form geführt werden, sofern die Regeln des internen Kontrollsystems bei der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen oder der Durchführung einer gelegentlichen Transaktion oder eines Geschäfts durch elektronische Erklärung, elektronisches Dokument oder elektronische Signatur oder in einer anderen Form ohne Anwesenheit des Kunden gemäß dem vorherigen Abschnitt eingehalten werden.
(4) IntelliWay Services AG überprüft und aktualisiert die Kundenakten regelmäßig.
Art. 29 (1) Die Kundenakten werden regelmäßig aktualisiert, wobei die Überprüfungs- und Aktualisierungsintervalle entsprechend dem festgestellten Risiko festgelegt sind und wie folgt lauten:

Für Kunden mit dem Risikoprofil „niedriges Risiko“ und „mittleres Risiko“ – alle 24 Monate;
Für Kunden mit dem Risikoprofil „hohes Risiko“ – alle 12 Monate.
(2) Auf Entscheidung der IntelliWay Services AG kann im Falle von „hohem Risiko“ der Überprüfungszeitraum verkürzt werden.
(3) Bei Bedarf wird die Aktualität der Informationen überprüft und zusätzliche Maßnahmen zur Identifizierung und Verifizierung der Identität gemäß den Anforderungen des GwG und der VUGwG durchgeführt, wenn:
Eine Transaktion oder ein Geschäft mit einem Wert durchgeführt wurde, der für den Kunden untypisch ist;
Eine wesentliche Änderung in der Art und Weise vorliegt, wie bestimmte Transaktionen durchgeführt werden;
Der IntelliWay Services AG bekannt wird, dass die vorliegenden Informationen über einen bestehenden Kunden für die Anwendung der Maßnahmen zur umfassenden Überprüfung unzureichend sind;
Der Intelliway Services AG bekannt wird, dass sich die durch die Anwendung der Maßnahmen zur umfassenden Überprüfung festgestellten Umstände bezüglich des Kunden geändert haben.
(4) Die Aufbewahrung der Kundenakte und der Zugang zu den darin enthaltenen Informationen erfolgen gemäß den Anforderungen dieser Regeln und in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des GwG, der VUGwG und des GMFT.

Abschnitt VIII
Aufbewahrung von Informationen

Art. 30 (1) Alle im Rahmen dieser Regeln, des GwG, der VUGwG und des GMFT gesammelten und erstellten Dokumente werden von IntelliWay Services AG innerhalb der Fristen, in der Reihenfolge und unter den Bedingungen von Kapitel Drei, Abschnitt I des GwG aufbewahrt.
(2) IntelliWay Services AG bewahrt alle im Rahmen des GwG, der VUGwG gesammelten und erstellten Dokumente, Daten und Informationen für einen Zeitraum von 5 Jahren unter folgenden Bedingungen auf:

Bei der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen mit Kunden beginnt die Frist mit dem Datum der Beendigung der Beziehung.
Bei gelegentlichen Transaktionen oder Geschäften gemäß Art. 6, Abs. 1, Nr. 2 und 3 beginnt die Frist mit dem Datum der Durchführung.
Im Falle der Offenlegung von Informationen gemäß Kapitel Fünf beginnt die Frist mit dem Beginn des Kalenderjahres, das dem Jahr der Offenlegung folgt.
Für Dokumente, die zur Erfüllung der Anforderungen von Kapitel Drei, Abschnitt I (Erstellung einer eigenen Risikobewertung durch IntelliWay Services AG) erstellt wurden, beginnt die Frist mit dem Beginn des Kalenderjahres nach dem Jahr der Erstellung
(3) Die internen Regeln zur Kontrolle und Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie alle zugehörigen Dokumente, Änderungen, Ergänzungen und Aktualisierungen werden während der gesamten Dauer der Geschäftstätigkeit der IntelliWay Services AG und für einen Zeitraum von einem Jahr nach deren Beendigung aufbewahrt.
Art. 31 (1) Alle im Rahmen dieser Regeln, des GwG, der VUGwG und des GMFT gesammelten und erstellten Dokumente, Daten und Informationen, einschließlich solcher, die mit der Aufnahme oder Aufrechterhaltung von Geschäftsbeziehungen zusammenhängen, werden so aufbewahrt, dass sie der Direktion „Finanzaufsicht“ der DANS, den zuständigen Aufsichtsbehörden und den Wirtschaftsprüfern zur Verfügung stehen. Diese werden der Direktion „Finanzaufsicht“ der DANS auf Verlangen im Original, als dienstlich beglaubigte Kopie, Auszug oder Bericht in dem vom Direktor der Direktion festgelegten Zeitraum und Format zur Verfügung gestellt.
(2) Alle im Rahmen dieser Regeln, des GwG, der VUGwG und des GMFT gesammelten und erstellten Dokumente, Daten und Informationen werden von IntelliWay Services AG so aufbewahrt, dass die Geschäftstätigkeit und die Erfüllung der Verpflichtungen gemäß dem GwG, der VUGwG und des GMFT uneingeschränkt gewährleistet sind.
Art. 32. Die Informationen, Dokumente und Daten zu einzelnen Geschäften, Transaktionen, und Kunden werden so aufbewahrt, dass deren zeitnahe Wiederherstellung gewährleistet ist, falls diese als Beweismittel in gerichtlichen und außergerichtlichen Verfahren vorgelegt werden müssen.
Art. 33 (1) Internen Zugang zu bestimmten Dokumenten, Daten und Informationen, die im Rahmen dieser Regeln, des GwG, der VUGwG und des GMFT gesammelt und erstellt wurden, haben die Mitarbeiter der IntelliWay Services AG, deren dienstliche Pflichten mit der Anwendung des GwG, der VUGwG und des GMFT und dieser Regeln verbunden sind.
(2) Vollen Zugang zu den Dokumenten, Daten und Informationen gemäß Abs. 1 haben die Leitungsorgane der IntelliWay Services AG und von ihnen bestimmte Personen.

Abschnitt IX
Internes System zur Feststellung und Identifizierung prominenter politischer Persönlichkeiten und mit ihnen verbundener Personen

Art. 34. (1). IntelliWay Services AG setzt ein internes System ein, das es ermöglicht festzustellen, ob ein potenzieller Kunde, ein bestehender Kunde oder der wirtschaftliche Eigentümer eines Kunden – juristische Person oder andere Rechtseinheit – eine Person gemäß Art. 36 des GwG (prominente politische Person oder mit einer prominenten politischen Person verbundene Person) ist.
(2) Das interne System der IntelliWay Services AG basiert auf einer schriftlichen Erklärung (Anlage Nr. 1), die vom Kunden angefordert wird, um festzustellen, ob die Person in eine der Kategorien prominente politische Person oder in eine der Kategorien der mit prominenten politischen Personen verbundenen Personen gemäß Art. 36 des GwG fällt.
(3) In den Fällen gemäß Art. 25, Abs. 1 der VUGwG erfolgt zusätzlich zur Anforderung der Erklärung nach Abs. 2 eine Überprüfung in internen oder externen Datenbanken.
(4) Alle Überprüfungen nach Abs. 3 werden durch einen Vermerk in der Checkliste gemäß Anlage Nr. 5 dokumentiert.
(5) IntelliWay Services AG bzw. deren Mitarbeiter, die mit dem Kunden in Kontakt treten und für die Vertragsunterzeichnung verantwortlich sind, verlangen die Ausfüllung der Erklärung gemäß Abs. 2 und führen in den Fällen gemäß Art. 25, Abs. 1 der VUGwG die Überprüfung gemäß Abs. 3 und die Dokumentation gemäß Abs. 4 durch.
(6) Die Erklärung gemäß Abs. 2 kann als Teil eines anderen Dokuments, das vom Erklärenden stammt, eingebunden werden, muss jedoch alle erforderlichen Angaben gemäß Anlage Nr. 1 enthalten und keine Zweifel hinsichtlich der Person, die sie einreicht, und ihres Inhalts aufkommen lassen. Die Erklärung wird bei IntelliWay Services AG oder bei einer vom IntelliWay bestimmten Person eingereicht. Die Einreichung kann auch in Form einer elektronischen Erklärung, eines elektronischen Dokuments oder einer elektronischen Signatur erfolgen, unter Einhaltung der Anforderungen von Kapitel Zwei, Abschnitt VII der VUGwG.
Art. 35(1) Für die Aufnahme von Geschäftsbeziehungen oder die Durchführung einer gelegentlichen Transaktion gemäß Art. 6, Abs. 1, Nr. 2 oder 3 mit einem Kunden oder wirtschaftlichen Eigentümer eines Kunden – juristische Person oder andere Rechtseinheit – bei dem festgestellt wurde, dass er eine Person gemäß Art. 36 des GwG ist, ist die Genehmigung durch IntelliWay Services AG bzw. deren Leitungsorgane erforderlich.
(2) Wird nach der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen festgestellt, dass der Kunde oder der wirtschaftliche Eigentümer des Kunden – juristische Person oder andere Rechtseinheit – eine Person gemäß Art. 36 des GwG ist, darf die Fortführung der Geschäftsbeziehung nur nach Genehmigung durch IntelliWay Services AG bzw. deren Leitungsorgane erfolgen.
(3) Nach Entscheidung der IntelliWay Services AG kann die Genehmigung gemäß Abs. 1:
1. in einem separaten Dokument festgehalten werden, das im Kundenakt aufbewahrt wird (Anlage Nr. 8), oder
2. als erteilt gelten durch die Unterschrift der IntelliWay Services AG auf dem Vertrag.
(4) Bei Abweichungen zwischen den in der ausgefüllten Erklärung gemäß Art. 34, Abs. 2 angegebenen Daten und den bei der Überprüfung gemäß Art. 34, Abs. 3 erhaltenen Daten erfolgt eine zusätzliche Untersuchung durch Anwendung erweiterter Sorgfaltsmaßnahmen, und auf der Grundlage der festgestellten und überprüften Tatsachen wird über die Genehmigung gemäß Abs. 1 entschieden.
Art. 36 (1) IntelliWay Services AG führt eine laufende und erweiterte Überwachung der Geschäftsbeziehungen mit Personen gemäß Art. 36 des GwG durch.
Art. 37 (1) IntelliWay Services AG überprüft regelmäßig die Geschäfte und Transaktionen im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit einem Kunden, bei dem oder dessen wirtschaftlichem Eigentümer festgestellt wurde, dass er eine prominente politische Person oder eine mit einer solchen Person verbundene Person (Person gemäß Art. 36 des GwG) ist, um wesentliche Änderungen hinsichtlich Art, Wert, Umfang, Häufigkeit, Größe und Art der Durchführung der Geschäfte und Transaktionen zu bewerten, die das festgelegte Risikoniveau beeinflussen könnten.
Art. 38. Bezüglich der Häufigkeit der Maßnahmen gemäß Art. 37 findet Art. 29 Anwendung.
Art. 39. Wenn eine Person die in Art. 36, Abs. 2 des GwG genannte Position nicht mehr innehat, ist IntelliWay Services AG verpflichtet, für einen Zeitraum von mindestens einem Jahr das mit dieser Person verbundene Risiko zu berücksichtigen und die Maßnahmen dieses Abschnitts anzuwenden. Das Risiko wird auch nach Ablauf des einjährigen Zeitraums berücksichtigt und die Maßnahmen werden bis zu dem Zeitpunkt angewendet, an dem vernünftigerweise davon ausgegangen werden kann, dass die Person kein spezifisches Risiko im Zusammenhang mit prominenten politischen Personen mehr darstellt.

Abschnitt X
Klärung der Herkunft der Mittel

Art. 40 (1) IntelliWay Services AG klärt die Herkunft der Mittel ihrer Kunden in folgenden Fällen:

Bei der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen mit einem Kunden;
Während der Geschäftsbeziehungen mit dem Kunden (während der gesamten Dauer dieser Beziehungen);
Bei der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen, im Verlauf der Geschäftsbeziehungen und bei der Durchführung von gelegentlichen Transaktionen oder Geschäften gemäß Art. 6, Abs. 1, Nr. 2 oder 3 mit einem Kunden, bei dem oder dessen wirtschaftlichem Eigentümer festgestellt wurde, dass er eine Person gemäß Art. 36 des GwG ist (prominente politische Person oder mit einer solchen Person verbundene Person);
Bei der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen, im Verlauf der Geschäftsbeziehungen und bei der Durchführung von gelegentlichen Transaktionen oder Geschäften gemäß Art. 6, Abs. 1, Nr. 2 oder 3 mit Personen aus Hochrisiko-Drittländern.
(2) In den Fällen nach Abs. 1 wird die Herkunft der Mittel durch Anwendung von mindestens zwei der folgenden Methoden geklärt:
Einholung von Informationen über das Kerngeschäft des Kunden, einschließlich des tatsächlichen und erwarteten Geschäftsvolumens und der Transaktionen oder Geschäfte, die im Rahmen dieser Geschäftsbeziehung erwartet werden, durch Ausfüllen des Fragebogens zur Erfassung und Bewertung von Kundeninformationen in Anhang 3;
Sammlung weiterer Informationen aus offiziellen unabhängigen Quellen (Daten aus öffentlich zugänglichen Registern und Datenbanken und anderen) – Jahresabschlüsse, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Daten zur Erwerbstätigkeit usw., die aus dem Handelsregister, der Nationalen Einnahmenagentur (NAP), der Nationalen Versicherungsanstalt (NOI) und anderen (soweit Zugangsrecht und Grundlage bestehen) gesammelt oder vom Kunden bereitgestellt werden;
Nutzung von Informationen, die im Zusammenhang mit der Erfüllung der Anforderungen des GwG oder anderer Gesetze und Verordnungen (Rechnungslegungsgesetz, Steuer- und Versicherungsprozessordnung, Körperschaftsteuergesetz, Einkommensteuergesetz, Mehrwertsteuergesetz, einschlägige Verordnungen usw.) erhoben wurden, einschließlich des Devisengesetzes, die eine klare Herkunft der Mittel aufzeigen, einschließlich aller vom Kunden verbuchten Dokumente;
Verfolgung der Geldströme im Rahmen der etablierten Geschäftsbeziehungen mit dem Kunden, wobei die klare Herkunft der Mittel ersichtlich ist – soweit anwendbar, alle verfügbaren und verbuchten Informationen über die Bewegungen auf den Bankkonten der Kunden.
(3) Wenn es nicht möglich ist, die Herkunft der Mittel nach Ausschöpfung aller Methoden gemäß Abs. 2 zu klären (z.B. bei einmaligen Beziehungen) oder wenn die Anwendung von mindestens zwei der Methoden gemäß Abs. 2 zu widersprüchlichen Informationen geführt hat, erfolgt die Klärung der Herkunft der Mittel durch IntelliWay Services AG durch Sammlung einer schriftlichen Erklärung des Kunden oder seines gesetzlichen Vertreters oder Bevollmächtigten (Anlage Nr. 4).
(4) Die Erklärung zur Klärung der Herkunft der Mittel gemäß Abs. 3 muss die Anforderungen gemäß Anlage Nr. 4 dieser Richtlinien erfüllen und dem festgelegten Muster in der VUGwG entsprechen.
(5) Die Erklärung nach Abs. 3 kann als Teil eines anderen Dokuments, das vom Erklärenden stammt, eingebunden werden, muss jedoch alle Angaben des festgelegten Musters in der VUGwG enthalten und darf keine Zweifel hinsichtlich der Person, die sie einreicht, und ihres Inhalts aufkommen lassen.
(6) Die Erklärung nach Abs. 3 wird vor der Durchführung der Transaktion oder des Geschäfts bei IntelliWay Services AG oder bei einem von IntelliWay bestimmten Mitarbeiter eingereicht.
(7) IntelliWay Services AG darf die Herkunft der Mittel nicht als geklärt betrachten, wenn die Erklärung nach Abs. 3 nicht ausgefüllt, unterschrieben und gemäß den Bedingungen der Abs. 4 bis 6 eingereicht wurde.
Art. 41. Die Informationen gemäß diesem Abschnitt werden dokumentiert und gemäß Kapitel Zwei, Abschnitt VII dieser Richtlinien aufbewahrt.

Abschnitt XI
Klärung der Herkunft des Vermögens

Art. 42 (1) IntelliWay Services AG ist verpflichtet, geeignete Maßnahmen zur Klärung der Herkunft des Vermögens zu ergreifen:

Bei einem Kunden oder wirtschaftlichen Eigentümer vom Kunden, bei dem festgestellt wurde, dass er Person gemäß Art. 36 des GwG ist (eine prominente politische Persönlichkeit oder eine Person, die mit einer solchen Persönlichkeit verbunden ist);
Bei Kunden und ihren wirtschaftlichen Eigentümern aus Hochrisiko-Drittländern;
Wenn IntelliWay Services AG es für angemessen hält, diese Maßnahme im Rahmen erweiterter Untersuchungsmaßnahmen gemäß Abschnitt XI anzuwenden.
(2) Die Klärung der Quelle der Eigentumsverhältnisse bei den in Abs. 1 genannten Hypothesen 1 ist durchzuführen:
bei Vorhandensein eines Mechanismus zur Offenlegung der Vermögenswerte des Kunden gemäß Abs. 1 - durch regelmäßige Überprüfung und Vergleich zwischen den Angaben zum deklarierten Vermögen des Kunden – natürliche Person, oder des wirtschaftlichen Eigentümers des Kunden – juristische Person oder anderes Rechtssubjekt, und den Informationen, die aus der Anwendung der Sorgfaltsmaßnahmen hervorgehen [zum Beispiel Vergleich zwischen den Angaben, die die Person in ihrer jährlichen Vermögens- und Interessenerklärung gemäß Art. 35, Abs. 1, Nr. 2 des Gesetzes zur Bekämpfung der Korruption und zur Einziehung von illegal erworbenem Vermögen (ZPKONPI) gemacht hat (veröffentlicht im Register für Personen in hohen öffentlichen Ämtern – https://register.caciaf.bg/) und den von IntelliWay Services AG gemäß Kapitel Zwei, Abschnitt IX dieser Richtlinien erhobenen Informationen];
Bei Unmöglichkeit zur Anwendung der Maßnahmen nach Nr. 1 oder bei Feststellung von Unstimmigkeiten oder Mängeln in den Informationen im Rahmen der Maßnahmen nach Nr. 1 fordert IntelliWay Services AG eine schriftliche Erklärung zum Vermögensstand des Kunden (Anlage Nr. 9).
(3) Die Maßnahmen nach Abs. 2 werden dokumentiert und innerhalb der in Art. 29 festgelegten Fristen oder in kürzeren Intervallen aktualisiert, wenn IntelliWay Services AG dies für notwendig erachtet oder entsprechende Anweisungen vom Direktor der Direktion „Finanzaufsicht“ der DANS gegeben werden.
(4) Die in Absatz (3) genannte Aktualisierung wird in kürzeren Abständen vorgenommen, wenn:
Der Kunde oder der wirtschaftliche Eigentümer des Kunden, bei dem festgestellt wurde, dass er eine prominente politische Person oder eine mit einer solchen Person verbundene Person ist, aus einem Land stammt, für das Informationen über ein hohes Maß an Korruption oder erhebliche Mängel bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung vorliegen;
Der Kunde oder der wirtschaftliche Eigentümer des Kunden, bei dem festgestellt wurde, dass er eine prominente politische Person oder eine mit einer solchen Person verbundene Person ist, mit einem Sektor verbunden ist, für den in der von der Europäischen Kommission durchgeführten supranationalen Risikobewertung zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, in der nationalen Risikobewertung gemäß Art. 95 des ZMIP, in der eigenen Risikobewertung der IntelliWay Services AG oder in der sektoralen Risikobewertung, sofern zutreffend, ein höheres Risiko für Korruption oder Geldwäsche festgestellt wurde.
(5) Die Informationen gemäß diesem Abschnitt werden dokumentiert und gemäß Kapitel Zwölf, Abschnitt II dieser Richtlinien aufbewahrt.

Abschnitt XII
Erweiterte Sorgfaltspflicht

Art. 43 (1) IntelliWay Services AG wendet erweiterte Sorgfaltsmaßnahmen in folgenden Fällen an:

In Bezug auf potenzielle Kunden, bestehende Kunden und wirtschaftliche Eigentümer von Kunden – juristische Personen oder andere Rechtssubjekte, bei denen gemäß Abschnitt VIII festgestellt wurde, dass sie Personen gemäß Art. 36 des GwG sind (prominente politische Personen oder mit solchen Personen verbundene Personen), sowie im Rahmen solcher Beziehungen und bei der Durchführung gelegentlicher Operationen oder Transaktionen gemäß Art. 6, Abs. 1, Nr. 2 oder 3 mit solchen Personen;
Bei der Aufnahme und im Verlauf von Geschäftsbeziehungen sowie bei der Durchführung gelegentlicher Transaktion oder eines Geschäfts gemäß Art. 6, Abs. 1, Nr. 2 oder 3 mit natürlichen Personen, juristischen Personen und anderen Rechtssubjekten aus Hochrisiko-Drittländern (Anlage Nr. 10);
Bei Produkten, Transaktionen und Geschäften, die Anonymität ermöglichen könnten und bei denen keine zusätzlichen Maßnahmen nach GwG oder diesen Richtlinien vorgesehen sind;
Bei neuen Produkten, Geschäftspraktiken und Liefermechanismen, die von IntelliWay Services AG als risikoreich eingestuft wurden;
In Zusammenhang mit neuen Technologien bei neuen oder bereits bestehenden Produkten, Geschäftspraktiken und Liefermechanismen, die von IntelliWay Services AG als risikoreich eingestuft wurden;
Bei komplexen oder ungewöhnlich großen Geschäften oder Transaktionen sowie Transaktionen und Geschäften ohne erkennbare wirtschaftliche oder rechtliche Grundlage oder die nach ungewöhnlichen Schemas erfolgen;
In allen anderen Fällen, in denen gemäß GwG und diesen Richtlinien ein erhöhtes Risiko der Geldwäsche festgestellt wurde.
Art. 44. Im Zusammenhang mit ihren Geschäftsbeziehungen, Operationen und Transaktionen mit Personen aus Hochrisiko-Drittländern (Anlage Nr. 10) wendet die IntelliWay Services AG die Maßnahmen gemäß Art. 46 und Art. 46a des GwG an.
Art. 45. Die Maßnahmen zur erweiterten Sorgfaltsprüfung können umfassen:
Anforderung und/oder Sammlung einer größeren Menge an Daten, Dokumenten und Informationen;
Anforderung von Daten, Dokumenten und Informationen aus verschiedenen Quellen zum Abgleich, zur Sammlung und/oder Überprüfung bereits erhobener Daten, Dokumente und Informationen;
Recherchen in öffentlich zugänglichen Informationsquellen (z. B. Medienquellen, externe Datenbanken, offizielle Webseiten staatlicher und lokaler Behörden in Bulgarien sowie in ausländischen und internationalen Institutionen);
Anpassung der Häufigkeit der Maßnahmen gemäß Nr. 1 bis 3 an das festgestellte Risiko der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
Klärung der Herkunft der Vermögenswerte des Kunden gemäß Abschnitt X;
Anforderung von Referenzen von Geschäftspartnern des Kunden;
Festlegung der Notwendigkeit einer notariellen Beglaubigung der vom Kunden vorgelegten Erklärungen und/oder Dokumentenkopien;
Ergreifen anderer geeigneter Maßnahmen nach dem Ermessen von IntelliWay Services AG.

KAPITEL DREI
INTERNES RISIKOBEWERTUNGSSYSTEM UND FESTLEGUNG DES RISIKOPROFILS DER KUNDEN

Abschnitt I
Internes System zur Vorbereitung einer eigenen Risikobewertung

Art. 46. (1) Um die Risiken der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung zu erkennen, zu verstehen und zu bewerten, führt IntelliWay Services AG eine eigene Risikobewertung durch. Die Methodik zur Risikobewertung wird vom Geschäftsführer ausgewählt, wobei die Arten von Faktoren und Risikokategorien angegeben werden, die bewertet werden.
(2) Bei der Bewertung nach Absatz 1 berücksichtigt die „Intelliway Services AG die relevanten Risikofaktoren gemäß der Verordnung zur Umsetzung des Gesetzes gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (VUGwG).
(3) In allen Fällen, in denen eine eigene Risikobewertung vorgenommen wird, werden die Art und der Umfang der von IntelliWay Services AG durchgeführten Tätigkeit berücksichtig.
Art. 47. (1) Die eigene Risikobewertung umfasst mindestens die Kategorien „hohes“, „mittleres“ und „niedriges“ Risiko.
(2) Die Risikobewertung wird mindestens alle zwei (2) Jahre aktualisiert. Aktualisierungen erfolgen auch in folgenden Fällen:
Bei wesentlichen Änderungen der angebotenen oder genutzten Produkte, Dienstleistungen und Liefermechanismen oder hinsichtlich der Kunden- und geografischen Faktoren;
Bei festgestellten Verstößen gegen das GwG, die VUGwG und das GMFT durch die Finanzaufsichtsdirektion (DANS) im Rahmen ihrer Kontrolltätigkeit, die sich negativ auf die von IntelliWay Services AG durchgeführte Risikobewertung auswirken;
Bei der Aktualisierung der nationalen Risikobewertung gemäß Artikel 95 des GwG oder der von der Europäischen Kommission auf EU-Ebene erstellten supranationalen Risikobewertung für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, was zu einer wesentlichen Änderung ihrer Ergebnisse führt, die sich auf die identifizierten und bewerteten Risiken in der eigenen Risikobewertung von IntelliWay Services AG auswirken;
das Eintreten anderer Ereignisse oder das Auftreten anderer Faktoren, die sich wesentlich auf das Gesamtrisiko aus der Tätigkeit der auswirken könntenIntelway Services plc .
Art. 48. Bei der Erstellung und Aktualisierung der Risikobewertung berücksichtigt die IntelliWay Services AG zwingend die Ergebnisse aus:
Der nationalen Risikobewertung gemäß Artikel 95 des GwG;
Der supranationalen Risikobewertung, die von der Europäischen Kommission auf EU-Ebene erstellt wird;
Empfehlungen der Europäischen Kommission und
Der sektoralen Risikobewertung gemäß Artikel 100 des GwG, falls diese von Berufsorganisationen oder Vereinigungen erstellt und der IntelliWay Services AG zur Verfügung gestellt wurde.
Art. 49. Die Risikobewertung gemäß Artikel 46 wird vom Geschäftsführer der IntelliWay Services AG erstellt und genehmigt.
Art. 50 (1) Die eigene Risikobewertung wird dokumentiert und gemäß den Anforderungen des GwG und der VUGwG aufbewahrt.
(2) Die Risikobewertung ist für die Finanzaufsichtsdirektion der Nationalen Sicherheitsbehörde zugänglich.
Art. 51. (1) IntelliWay Services AG meldet die Ergebnisse ihrer eigenen Risikobewertung gemäß diesem Kapitel in ihren internen Vorschriften zur Kontrolle und Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.
(2) Die Meldung gemäß Abs. (1) erfolgt durch die Festlegung geeigneter Kriterien für die Identifizierung verdächtiger Transaktionen, Geschäfte und Kunden, geeigneter Sorgfaltspflichtmaßnahmen sowie für die interne Organisation, Kontrolle und Schulung der Mitarbeiter im Hinblick auf die Einhaltung der Anforderungen des GwG, der VUGwG und des GMFT.

Abschnitt II
Internes System zur Festlegung des Risikoprofils der Kunden

Informationen aus:
a) Der supranationalen Risikobewertung der Europäischen Kommission auf EU-Ebene.
b) Der nationalen Risikobewertung gemäß Artikel 95 des GwG.
c) Sektoralen Risikobewertungen gemäß Artikel 100 des GwG, erstellt von Berufsorganisationen oder Verbänden.
d) Den im Rahmen der umfassenden Kundenprüfung gesammelten Informationen.
IntelliWay kann auch Informationen aus folgenden Quellen berücksichtigen:
a) Leitlinien, Entscheidungen oder Dokumente von EU-Institutionen, der Financial Action Task Force (FATF) oder anderen internationalen Organisationen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.
b) Leitlinien, Beschlüsse oder Dokumente, die von staatlichen Behörden und Einrichtungen mit Zuständigkeit im Bereich der Prävention und Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung angenommen wurden.
c) Andere verfügbare Informationen, wobei die Zuverlässigkeit der Quelle stets zu berücksichtigen ist.
(4) IntelliWay Services AD wendet die Absätze (2) und (3) an und berücksichtigt dabei mindestens:
den Zweck der herzustellenden Geschäftsbeziehung und des durchzuführenden Geschäfts oder der Transaktion;
den Umfang des bevorstehenden Geschäfts oder Transaktion;
die Regelmäßigkeit oder Dauer der Geschäftsbeziehung, die aufgenommen wird.
(5) Die in Absatz (4) genannten Faktoren sind zu berücksichtigen, und die Informationen können mit Hilfe eines Fragebogens (Anlage 3 zu diesen Regeln) beim Kunden eingeholt werden.
Art. 53 (1) Die Tabelle (Matrix) zur Bestimmung des Risikoprofils des Kunden und der Geschäftsbeziehung mit dem Kunden wird gemäß Art. 49 von IntelliWay Services AG erstellt und angenommen, wobei die Anforderungen dieses Abschnitts und die Risikofaktoren gemäß Artikel 16 bis 21 der VUGwG, die für die Tätigkeiten relevant sind, berücksichtigt werden.
(2) Die Matrix gemäß Absatz 1 wird auf der Grundlage der vom Kunden gesammelten Informationen sowie der durchgeführten Überprüfungen und/oder genutzten internen und externen Datenbanken ausgefüllt.
(3) Nach dem Ausfüllen der Matrix gemäß Absatz 1 wird ein Risikoprofil des Kunden (und der Geschäftsbeziehung mit ihm) erstellt, dem das entsprechende Risikoniveau zugewiesen wird. Bei Kunden, die als hochriskant eingestuft sind, werden Maßnahmen zur erweiterten Sorgfaltsprüfung angewendet.
Art. 54. Die Festlegung des Risikoprofils, einschließlich der berücksichtigten Risikofaktoren und deren relativer Gewichtung, wird dokumentiert und gemäß Kapitel zwei, Abschnitt VII dieser Regeln sowie den Anforderungen des GwG aufbewahrt.
Art. 55 (1) Die Risikobewertung des Kunden und der Geschäftsbeziehung mit ihm wird regelmäßig aktualisiert, wobei die Aktualisierungszeiträume entsprechend dem festgestellten Risiko wie folgt festgelegt sind:
für Kunden und Geschäftsbeziehungen mit einem Risikoprofil „geringes Risiko“ und „mittleres Risiko“ – 24 Monate;
für Kunden und Geschäftsbeziehungen mit einem "hohen Risikoprofil" - 12 Monate.
(2) Die in Absatz 1 genannten Fristen gelten auch für die Überprüfung der Kundenakten durch IntelliWay Services AD (bei der Rechnungslegung zum Jahresende), wobei das festgestellte und dokumentierte Risikoniveau berücksichtigt wird. Die Fristen gemäß dem vorhergehenden Absatz können durch Beschluss des Geschäftsführers oder eines von ihm bestimmten Mitarbeiters geändert werden.
(3) Die in Absatz 1 genannten Fristen gelten ebenfalls für die laufende Überwachung der bestehenden Geschäftsbeziehungen und die Überprüfung der Transaktionen und Geschäfte während der Dauer dieser Beziehungen durch IntelliWay Services AG.
(4) Unabhängig von den Aktualisierungszeiträumen gemäß Absatz 1 ergreift IntelliWay Services AD unverzüglich Maßnahmen zur Aktualisierung des Kundenrisikoprofils, wenn bei der Anwendung der Maßnahmen zur umfassenden Überprüfung, zur Klärung der Mittelherkunft und zur laufenden Überwachung der bestehenden Geschäftsbeziehungen sowie zur Überprüfung der Geschäften und Transaktionen während der Dauer dieser Beziehungen eine Diskrepanz zwischen den Kundeninformationen, den Transaktionen und Geschäften sowie
- die Art und den Zweck der bestehenden Geschäftsbeziehung und
- das in Bezug auf die Geschäftsbeziehung mit dem Kunden festgestellte Risiko.

KAPITEL VIER
SCHULUNG DER MITARBEITER, AUFGABENVERTEILUNG UND INTERNES KONTROLLSYSTEM ZUR ERFÜLLUNG DER PFLICHTEN GEMÄSS GWG

Abschnitt I
Regeln zur Mitarbeiterschulung

Art. 52 (1) Um die Art, den Umfang und die Intensität der anzuwendenden Maßnahmen zur umfassenden Kundenprüfung gemäß Kapitel zwei des GwG festzulegen, bestimmt IntelliWay Services AG das Risikoprofil des Kunden durch Identifizierung und Bewertung der Risiken, die sich aus der Geschäftsbeziehung oder der einmaligen Transaktion ergeben.
(2) Bei der Identifizierung und Bewertung der Risiken gemäß Absatz 1 berücksichtigt die „Intelliway Services“ AG mindestens die in der VUGwG aufgeführten Risikofaktoren.
(3) Bei der Identifizierung und Bewertung der Risiken berücksichtigt IntelliWay Services AG:
(2) Der Geschäftsführer oder ein von ihm bestimmter Mitarbeiter erstellt, genehmigt und führt jährlich einen Schulungsplan zur Anwendung des GwG, der VUGwG und des GMFT gemäß Anhang Nr. 11 durch.
(4) Der Geschäftsführer oder ein von ihm bestimmter Mitarbeiter führt die in den Plänen gemäß Absatz 2 vorgesehenen Einführungs- und Fortbildungsschulungen zur Umsetzung der Anforderungen des GwG, der VUGwG und des GMFT und dieser Regeln durch.
Art. 57 (1) Für die Mitarbeiter von IntelliWay Services AG, die an der Umsetzung des GwG, der VUGwG und des GMFT und dieser Regeln beteiligt sind, werden folgende Arten von Schulungen für die Umsetzung der oben genannten normativen und internen normativen Dokumente angeboten:

Einführungsschulung - findet für jeden neuen Mitarbeiter von IntelliWay Services AG innerhalb von 30 Tagen nach Arbeitsantritt statt;
Fortbildungsschulung – findet mindestens einmal jährlich statt.
(4) Für die durchgeführten Schulungen wird ein Bericht gemäß Anhang Nr. 12 erstellt.

Abschnitt II
Verantwortungsaufteilung für die Erfüllung der Pflichten gemäß GWG

Art. 58. IntelliWay Services AG erfüllt alle seine Pflichten, die sich aus dem GwG, der VUGwG und dem GMFT und diesen Regeln ergeben, einschließlich aller Pflichten gemäß diesem Abschnitt.
Art. 59 (1) Die Mitarbeiter von IntelliWay Services AG führen die Identifizierung der Kunden gemäß den Anforderungen des GwG, der VUGwG und dieser Regeln durch.
(2) Die Mitarbeiter von IntelliWay Services AG übergeben dem Kunden einen Fragebogen (Anhang Nr. 3) zur Ausfüllung, der Fragen enthält, für deren Klärung Informationen gemäß GwG, der VUGwG und dieser Regeln gesammelt werden.
(3) Die Mitarbeiter von IntelliWay Services AG sammeln die erforderlichen Informationen gemäß den anwendbaren gesetzlichen und sonstigen Vorschriften (Gesetz über das Handelsregister und das Register der juristischen Personen mit gemeinnützigem Zweck, HGB (Handelsgesetzbuch), BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), KStG (Körperschaftsteuergesetz), EStG (Einkommensteuergesetz), BilG (Bilanzgesetz), anwendbare untergesetzliche Vorschriften, EU-Verordnungen und andere), die für die Zwecke des GwG, der VUGwG und der vorliegenden Regeln verwendet werden können.
(4) Die Mitarbeiter von IntelliWay Services AG wenden umfassende Überprüfungsmaßnahmen gegenüber Kunden an, wobei sie das Risikoniveau des jeweiligen Kunden berücksichtigen. Zudem überwachen sie Änderungen in den Geschäftsbeziehungen mit den Kunden, die ihnen bekannt werden könnten, und informieren die Leitungsorgane von IntelliWay Services AG unverzüglich bei Feststellung solcher wesentlichen Änderungen.
(5) Die Mitarbeiter von IntelliWay Services AG überwachen kontinuierlich die Geschäftstätigkeit der Kunden und benachrichtigen die Leitungsorgane von IntelliWay Services AG unverzüglich bei Abweichungen vom festgelegten Risikoprofil oder bei wesentlichen Änderungen in quantitativen Indikatoren.
Art. 60 (1) Die Verwaltungsorgane von IntelliWay Services AG erfüllen die folgenden Funktionen:

Sie üben die allgemeine Aufsicht über die Einhaltung dieser Regeln aus;
Sie genehmigen den Beginn oder die Fortsetzung von Geschäftsbeziehungen oder die Durchführung von Geschäften und Transaktionen mit Personen, die gemäß Artikel 36 des GwG als politisch exponierte Personen oder mit solchen verbunden gelten, sowie mit Personen aus Hochrisikoländern;
Sie erfüllen die in diesen Regeln vorgesehenen Funktionen im Zusammenhang mit der Risikobewertung von IntelliWay Services AG, den Risikoprofilen der Kunden und den Geschäftsbeziehungen mit ihnen;
Sie verabschieden die „Internen Regeln für die Kontrolle und Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung“ von IntelliWay Services AG sowie die eigene Risikobewertung im Hinblick auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung von IntelliWay Services AG, einschließlich aller Änderungen und Ergänzungen.
(2) Die Leitungsorgane von IntelliWay Services AG können einen Teil ihrer Funktionen gemäß Absatz 1 an ihre Mitarbeiter delegieren.

Abschnitt III
System der internen Kontrolle zur Erfüllung der Pflichten gemäß GWG

Art. 61 (1) IntelliWay Services AG erfüllt seine Pflichten gemäß GwG, VUGwG, GMFT und diesen Regeln.
(2) Die interne Kontrolle über die Erfüllung der Pflichten gemäß GwG, VUGwG, GMFT und diesen Regeln wird von den Leitungsorganen oder von ihnen bestimmten Personen durchgeführt.
Art. 62. Im Falle von verpflichteten Personen, die als Gesellschafter in einer Gesellschaft nach den Artikeln 357 und folgenden des Gesetzes über Verbindlichkeiten und Verträge (DZZD) beteiligt sind, erfüllt jeder Gesellschafter der Gesellschaft, der eine verpflichtete Person ist, seine Pflichten gemäß GwG, VUGwG, GMFT und diesen Regeln persönlich. In Bezug auf jeden Gesellschafter im DZZD, der eine verpflichtete Person ist, gilt Artikel 61.
Art. 63. Das System zur Durchführung der internen Kontrolle über die Erfüllung der Pflichten gemäß GwG basiert auf (und wird dokumentiert durch) das Ausfüllen von Checklisten.
Art. 64 (1) Für die Durchführung der laufenden internen Kontrolle über die Erfüllung der Pflichten gemäß GwG werden die folgenden Arten von Checklisten ausgefüllt:

Bei der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen oder bei der Durchführung einer einmaligen Transaktion oder eines Geschäfts gemäß Artikel 6, Absatz 1, Punkte 2 oder 3 wird die Checkliste nach Anhang Nr. 5 ausgefüllt;
Bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters wird die Checkliste nach Anhang Nr. 6 ausgefüllt
(2) Für die Durchführung der jährlichen internen Kontrolle über die Erfüllung der Pflichten gemäß GwG wird die Checkliste nach Anhang Nr. 7 innerhalb der Fristen gemäß Artikel 29 und Artikel 55 ausgefüllt.
(4) Die Checklisten nach Absätzen 1 und 2 werden gemäß den Bestimmungen in Kapitel 2, Abschnitt VII dieser Regeln aufbewahrt.

KAPITEL FÜNF
OFFENLEGUNG VON INFORMATIONEN

Abschnitt I
Offenlegung von Informationen bei Verdacht auf Geldwäsche.
Spezialtagebuch

Art. 65 (1) Bei Verdacht und/oder Kenntnis von Geldwäsche und/oder der Existenz von Mitteln mit krimineller Herkunft informiert IntelliWay Services AG unverzüglich die Direktion „Finanzaufklärung“ von DANS vor der Durchführung der Transaktion oder des Geschäfts und verzögert deren Durchführung innerhalb des zulässigen Zeitrahmens gemäß den geltenden Vorschriften, die die Tätigkeit von IntelliWay Services AG regeln.
(2) Die Mitteilung gemäß Absatz 1 erfolgt nach einem Muster, das vom Direktor der Direktion „Finanzaufklärung“ von DANS genehmigt wurde (Anhang Nr. 13). In der Mitteilung sind alle verfügbaren Daten, Fakten, Umstände und Informationen im Zusammenhang mit dem Verdacht anzugeben.
(3) Die Verpflichtung gemäß Absatz 1 tritt auch dann ein, wenn die Transaktion oder das Geschäft nicht abgeschlossen wurde.
Art. 66. Für die Regelungen und Bedingungen zur Durchführung der Mitteilung gemäß Artikel 65, Absatz 1, gelten die Bestimmungen von Artikel 72 des GwG und Artikel 51 von VUGwG. Wenn sich die Mitteilung auf den Verdacht der Terrorismusfinanzierung bezieht, gilt auch die Bestimmung von Artikel 3 des GMFT.
Art. 67 (1) IntelliWay Services AG führt ein besonderes Journal (Anhang Nr. 14), in den folgenden Informationen aufgezeichnet werden:

Jede Meldung eines Mitarbeiters über einen Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung oder über die Existenz von Mitteln mit krimineller Herkunft, unabhängig von der Art der Meldung, zusammen mit einer Schlussfolgerung über die Notwendigkeit, den Verdacht zu melden;
Eine Schlussfolgerung über den Zweck und die Art der Transaktionen oder Geschäfte, die komplex oder ungewöhnlich groß sind oder keinen offensichtlichen wirtschaftlichen oder rechtlichen Zweck haben oder nach ungewöhnlichen Mustern durchgeführt werden, sowie eine Schlussfolgerung über den Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung oder über die Existenz von Mitteln mit krimineller Herkunft.
Art. 68. Für die Regelungen und Bedingungen zur Führung und Aufbewahrung des Journals gemäß Artikel 67 gelten die Bestimmungen von Artikel 52 von VUGwG.

Abschnitt II
Kriterien zur Erkennung von verdächtigen Transaktionen oder Geschäften und Kunden

(1) Kriterien für die Ermittlung verdächtiger Vorgänge oder Transaktionen können sein:

Das Vorhandensein von Verbindlichkeiten mit unklarer Natur und ohne gesetzliche dokumentarische Grundlage in außergewöhnlich großen Beträgen gegenüber den Eigentümern oder anderen verbundenen Personen;
Durchführung komplexer oder ungewöhnlich großer Transaktionen/Geschäfte, insbesondere zu Beginn und/oder am Ende des Berichtszeitraums;
Fehlen von Dokumenten über das Eigentum an Vermögenswerten;
Geldtransfers von und nach Ausland aufgrund von verdächtigen (unklaren) Verträgen oder ohne Verträge;
Große und plötzliche Schwankungen in den Vermögenswerten des Kunden ohne dokumentarische Grundlage dafür;
Empfang von aufgebrachten Mitteln mit unklarer Natur und ohne dokumentarische Begründung;
Vorzeitige Rückzahlung eines Kredits oder Darlehens in bar in großen Beträgen;
Überweisung von Mitteln von/nach einem Land, das bekannt für die Herstellung und Verbreitung von Drogen ist oder ein Land aus den Listen der Risikoländer – häufige und/oder Transitüberweisungen von/nach solchen Ländern, ohne dokumentarische Begründung oder auf Grundlage von Dokumenten, die Zweifel an ihrem Inhalt oder ihrer Authentizität aufwerfen;
Transaktionen/Geschäfte ohne dokumentarische Unterstützung und gesetzliche Begründung;
Transaktionen/Geschäfte ohne kommerzielle und/oder wirtschaftliche Logik;
Transaktionen/Geschäfte, bei denen die Mittel zur Durchführung einen verdächtigen Ursprung haben, einschließlich aus verdächtigen Transaktionen;
Transaktionen/Geschäfte, begleitet von anderen Fakten, die Zweifel aufwerfen, z.B. die Durchführung von aufeinanderfolgenden (oder großen) Zahlungen, Einzahlungen oder Barabhebungen ohne logische Erklärung oder die Verwendung von Zahlungskonten bei Offshore-Banken;
Abgeschlossene Geschäfte mit mehreren verschiedenen Kontrahenten, bei denen IntelliWay Services AG erfahren hat, dass die Zahlungen so durchgeführt werden, dass der Endbegünstigte der Mittel die ursprüngliche oder mit dieser verbundenen Person ist;
Zahlungen des Kunden für unklare Dienstleistungen (Zahlungen für Lieferungen von Waren/Dienstleistungen ohne genaue Angabe der Waren/Dienstleistungen usw.);
Verwendung verdächtiger Rechnungen für Aktivitäten und Lieferungen, bei denen Zweifel bestehen, dass sie tatsächlich durchgeführt wurden, um Steuerverpflichtungen zu verschleiern und Mehrwertsteuer und andere öffentliche Abgaben nicht zu zahlen;
Zyklen von Transaktionen/Geschäften – ausgehende und eingehende Transaktionen sind in der Größe ähnlich und werden von und auf dasselbe Konto überwiesen, was Zweifel aufwirft, dass die ausgehenden Mittel mit geringem Verlust zurückgegeben werden;
Die Prüfung der buchhalterischen und geschäftlichen Dokumente führt zu der Vermutung, dass überhöhte Werte bei Verkäufen von Vermögenswerten zwischen Unternehmen, die von demselben tatsächlichen Eigentümer kontrolliert werden, künstlich erhöht wurden;
Spenden aus Ländern mit dem Status von Offshore-Zonen/Jurisdiktionen oder die als Steuerparadiese bezeichnet sind;
Anonyme Spenden;
Aus der Prüfung der buchhalterischen und banktechnischen Dokumente des Kunden könnte der Verdacht aufkommen, dass mit Mitteln aus öffentlichen Aufträgen (ÖA) oder EU-Fonds missbraucht wird – zum Beispiel, dass Mittel aus Verträgen für ÖA oder Projekten, die von der EU finanziert werden, für Aktivitäten/Produkte/Dienstleistungen ausgegeben werden, die in keinem Zusammenhang mit dem Vertragsgegenstand stehen, für den die Mittel erhalten wurden:

Überweisung der Mittel oder eines Teils davon auf andere Konten ohne Begründung;
Zahlung von alten Verbindlichkeiten, die keinen Bezug zu den erhaltenen Zahlungen haben;
Verwendung der erhaltenen Mittel oder eines Teils davon für die Vergabe von Darlehen an Dritte, sowohl natürliche als auch juristische Personen, und/oder für Zahlungen für Lieferungen von Waren/Dienstleistungen, die offensichtlich keinen Bezug zum Vertragsgegenstand haben;
Überweisung der Mittel an ausländische Jurisdiktionen ohne begründeten Anlass;
Abhebung großer Beträge aus den erhaltenen Mitteln und anschließendes Fehlen von Belegen für die Verwendung der abgehobenen Barbeträge usw.
(2) Kriterien zur Erkennung verdächtiger Kunden können sein:

Ein Kunde, der sich weigert, die physischen Personen, die seine tatsächlichen Eigentümer sind, zu identifizieren;
Ein Kunde, der sich weigert, vollständige Informationen bereitzustellen oder der Dokumente vorlegt, deren Authentizität Zweifel aufwirft;
Natürliche Personen, die Dokumente vorlegen, deren Authentizität in Frage gestellt wird;
Juristische Personen, deren Identifikationsdokumente Zweifel aufwerfen;
Kunden, die Registrierungsdokumente vorlegen – gerichtliche, steuerliche, adressebezogene und andere, deren Echtheit Zweifel aufwirft;
Kunden – natürliche oder juristische Personen, die durch einen Bevollmächtigten vertreten werden, wenn die Authentizität der Dokumente, die die Vertretungsmacht des Bevollmächtigten bestätigen, Zweifel aufwerfen;
Der Kunde kündigt den Vertrag mit IntelliWay Services AG, weil ihm zusätzliche Informationen bezüglich der Durchführung bestimmter Transaktionen/Geschäfte oder künftiger Transaktionen angefordert wurden;
Personen, die Dokumente mit widersprüchlichem Inhalt vorlegen;
Kunden, die sich weigern, Dokumente zur Identifizierung vorzulegen;
Kunden, die versuchen, IntelliWay Services AG oder deren Mitarbeiter davon abzubringen, die notwendige Information über ihre Identität in den Dokumenten für das Geschäft oder die Aufnahme von Geschäftsbeziehungen zu registrieren;
Natürliche Personen, juristische Personen, Gruppen und Organisationen, die vom Sicherheitsrat der Vereinten Nationen als mit Terrorismus oder dessen Finanzierung verbunden bezeichnet wurden oder gegen die Sanktionen wegen Terrorismus oder dessen Finanzierung verhängt wurden, gemäß einer Resolution des Sicherheitsrates der Vereinten Nationen – nach Veröffentlichung der Information gemäß Artikel 5a, Absatz 1, Punkt 2 des ZMФT und Personen, Gruppen, Organisationen, die in den Listen gemäß GMFT (Anhang Nr. 15) erscheinen und gegen die Maßnahmen gegen Terrorismusfinanzierung angewendet werden. Für Kunden, bei denen festgestellt wurde, dass sie Personen gemäß Anhang Nr. 15 sind, werden sofort die Maßnahmen gemäß Artikel 3 des GMFT ergriffen.
Personen, von denen IntelliWay Services AG weiß, dass gegen sie ein Strafverfahren wegen Terrorismus, Terrorismusfinanzierung, Rekrutierung oder Ausbildung von Einzelpersonen oder Gruppen zu terroristischen Handlungen, Grenzübertritt oder illegalem Aufenthalt im Land mit dem Ziel der Teilnahme an Terrorismus, Bildung, Leitung oder Mitgliedschaft in einer organisierten kriminellen Gruppe, die Terrorismus oder Terrorismusfinanzierung betreibt, vorbereitende Maßnahmen zum Terrorismus, Fälschung von offiziellen Dokumenten zum Erleichtern terroristischer Handlungen, offensichtliche Aufstachelung zum Terrorismus oder Drohungen zum Terrorismus gemäß dem Strafgesetzbuch eingeleitet wurde;
Ein Kunde – eine gemeinnützige juristische Person (GJ), der/die religiöse Aktivitäten ausübt, bei dem/der ein Teil der Mittel, die für seine/ihre Tätigkeit bestimmt sind, für andere Zwecke verwendet wird, die nicht mit den Zielen und Tätigkeiten des Kunden übereinstimmen (z. B.: Überweisungen an Hochrisikoländer oder solche, die mit Terrorismus und seiner Finanzierung in Verbindung stehen; Abhebungen von Bankkonten ohne dokumentarische Unterstützung für deren weitere Verwendung usw.);
Personen, bei denen der Verdacht besteht, dass sie Tätigkeiten im Zusammenhang mit Terrorismus oder dessen Finanzierung ausüben;
Personen, die von den zuständigen Behörden eines anderen Staates genannt werden.

Abschnitt III
Verfahren zur anonymen und unabhängigen Meldung interner Hinweise

Art. 70. (1) IntelliWay Services AG akzeptiert, dass interne Hinweise, die Informationen über Verdachtsfälle von Geldwäsche und/oder die Herkunft von Geldern aus kriminellen Quellen sowie über Verstöße gegen das Gesetz über Maßnahmen zur Verhinderung der Geldwäsche (GwG), die Verordnung zur Verhinderung der Geldwäsche (VUGwG), das Gesetz über Maßnahmen gegen die Terrorismusfinanzierung (GMFT) und diese Richtlinien aufdecken, bei den Leitungsorganen von IntelliWay Services AG eingereicht werden.

(2) Die Meldung interner Hinweise kann sowohl schriftlich als auch über elektronische Kommunikationsmittel an die E-Mail-Adressen der Leitungsorgane von IntelliWay Services AG erfolgen.

(3) Die Leitungsorgane von IntelliWay Services AG sind verpflichtet, die Anonymität der Person zu wahren, die den Hinweis abgegeben hat, sowohl gegenüber anderen Mitarbeitern von IntelliWay Services AG als auch gegenüber den zuständigen Behörden, denen Informationen im Zusammenhang mit dem erhaltenen internen Hinweis offenbart werden.

(4) Die Mitglieder der Leitungsorgane von IntelliWay Services AG haben nicht das Recht, Informationen über erhaltene interne Hinweise gemäß dem oben beschriebenen Verfahren offenzulegen, außer nach den Bestimmungen des GwG und unter Beachtung aller geltenden rechtlichen und internen Vorschriften zum Schutz von Daten, Informationen und Personen.

(5) Wenn der Hinweis Informationen über Verdachtsfälle von Geldwäsche und/oder Verstöße gegen GwG, VUGwG, GMFT oder diese Richtlinien betrifft, die von den Leitungsorganen von „IntelliWay Services AG begangen wurden, kann der Hinweis direkt an die Abteilung für Finanzaufklärung (Financial Intelligence Directorate) der DANS gemäß den Bestimmungen von Kapitel IV des GwG und/oder an die zuständige andere staatliche Behörde unter Einhaltung der relevanten gesetzlichen Bestimmungen im konkreten Fall weitergeleitet werden, ohne dass die Leitungsorgane von IntelliWay Services AG informiert werden.

ZUSÄTZLICHE BESTIMMUNGEN

§ 1. Die in diesen Regeln verwendeten Begriffe haben die Bedeutung und den Inhalt, die (wörtlich und durch Auslegung) aus den entsprechenden Texten des Gesetzes über Maßnahmen gegen Geldwäsche und des Gesetzes über Maßnahmen gegen die Finanzierung des Terrorismus (mit nachfolgenden Änderungen und Ergänzungen) abgeleitet werden können, um den Zielen dieser Regeln in vollem Umfang zu entsprechen.

§ 2. Die Aktualisierung der Informationen, Daten und Dokumente in den Kundenakten der Kunden, mit denen IntelliWay Services AG Geschäftsbeziehungen vor der Annahme dieser Richtlinien aufgenommen hat, erfolgt bis zum Ende des ersten jährlichen Abschlusses des Finanzjahres nach der Annahme der Richtlinien.

§ 3. (1) Diese Richtlinien sind auch für alle Zweigniederlassungen und Tochtergesellschaften von IntelliWay Services AG im In- und Ausland verbindlich, insofern/soweit diese Funktionen und Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Geschäftsbetrieb von IntelliWay Services AG gemäß Artikel 4, Absatz 13 des GwG ausüben.
(2) Die Verantwortung für die Einhaltung dieser Richtlinien in den Zweigniederlassungen und Tochtergesellschaften von IntelliWay Services AG sowie zusätzliche Bedingungen und Verpflichtungen werden durch einen schriftlichen Akt der Leitungsorgane von IntelliWay Services AG festgelegt.
(3) In die eigene Risikobewertung von IntelliWay Services AG gemäß Kapitel III, Abschnitt I der Richtlinien wird auch die Risikobewertung für die Zweigniederlassungen und Tochtergesellschaften von IntelliWay Services AG im In- und Ausland aufgenommen.

§ 4. Für alle in diesen Richtlinien nicht geregelten Fälle gelten die entsprechenden Bestimmungen des GwG, GMFT und der dazu erlassenen Vorschriften.

ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN

§ 5. Diese internen Richtlinien und die zugehörigen Anhänge haben die Version 2 und wurden vom Geschäftsführer von IntelliWay Services AG mit einer Anordnung vom Februar 2025 genehmigt.

§ 6. Nach ihrer Annahme gemäß den gesetzlich vorgesehenen Verfahren werden diese internen Richtlinien zur Kontrolle und Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung für IntelliWay Services AG und alle seine Mitarbeiter, die mit der Erfüllung der Verpflichtungen gemäß dem Gesetz über Maßnahmen zur Verhinderung der Geldwäsche (GwG), der Verordnung zur Verhinderung der Geldwäsche (VUGwG), dem Gesetz über Maßnahmen gegen die Terrorismusfinanzierung (GMFT) und diesen Richtlinien betraut sind, verbindlich.

§ 7. IntelliWay Services AG und dessen Leitungsorgane sind berechtigt, interne Akte zur Anwendung dieser Richtlinien zu erlassen.

Die folgenden Dokumente sind beigefügt und Bestandteil dieses Dokuments:

Anhang 1 Erklärung einer prominenten politischen Persönlichkeit (Person im Sinne von Artikel 36 Absatz 2 des GwG)
Anhang 2 Erklärung zur Identifizierung der wirtschaftlichen Eigentümer
Anhang 3 Fragebogen zur Informationsbeschaffung und Kundenbewertung
Anhang 4 Erklärung zur Klärung der Herkunft der Mittel
Anhang 5 Checkliste bei der Kundenidentifizierung
Anhang 6 Checkliste bei der Einstellung von Mitarbeitern
Anhang 7 Checkliste für die jährliche interne Kontrolle
Anhang 8 Genehmigung einer Beziehung, einer Transaktion oder eines Geschäfts mit einer in Artikel 36 des GwG genannten Person oder mit einer Person aus einem Hochrisiko-Drittland
Anhang 9 Erklärung über die Herkunft der Vermögenswerte (für Personen gemäß Artikel 36 des GwG oder aus Hochrisiko-Drittländern)
Anhang 10 Liste der Hochrisiko-Drittländer, Offshore-Zonen usw.
Anhang 11 Jährlicher Ausbildungsplan
Anhang 12 Bericht über die durchgeführte Schulung
Anhang 13 Mitteilung über verdächtige Transaktionen, Geschäfte oder Kunden
Anhang 14 Tagebuch über verdächtige Transaktionen, Geschäfte und Kunden
Anhang 15 Konsolidierte Liste von Personen im Zusammenhang mit dem Gesetz über Maßnahmen gegen die Terrorismusfinanzierung (GMTF)

Teil 2

INTERNE VORSCHRIFTEN ZUM
SCHUTZ VON WHISTLEBLOWERN ODER PERSONEN,
DIE INFORMATIONEN ÜBER VERSTÖSSE ÖFFENTLICH OFFENLEGEN

Art. 1. Allgemeine Bestimmungen
Diese Regeln regeln das Verfahren und die Bedingungen für die interne Einreichung von Meldungen von Hinweisgebern gemäß dem Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern und zur Offenlegung von Informationen (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG) bei INTELIWAY SERVICES, Identifikationsnummer 202254095, die Weiterverfolgung solcher Meldungen und die Durchführung von Maßnahmen zum Schutz dieser Personen.
Art. 2. Einreichung von Meldungen und Folgemaßnahmen.
2.1. Das Recht, eine Meldung nach dem HinSchG bzw. nach diesen Regeln einzureichen, haben nur natürliche Personen, die in Bezug auf Intelliway Services AG eine der folgenden Eigenschaften haben:

Arbeitnehmer, Angestellte oder andere Personen, die bezahlte Arbeit leisten, unabhängig von der Art der Arbeit, der Art der Bezahlung und der Finanzierungsquelle;
Personen, die Arbeit ohne Arbeitsverhältnis leisten und/oder einen freien Beruf und/oder ein Handwerk ausüben;
Freiwillige oder Praktikanten;
Gesellschafter, Mitglied eines Verwaltungs- oder Kontrollorgans oder eines Prüfungsausschusses des Unternehmens;
Personen, die für das Unternehmen, dessen Auftragnehmer oder Lieferanten arbeiten;
Bewerber um eine Stelle, die an einem Auswahlverfahren oder einer anderen Form der Personalauswahl teilgenommen haben und in dieser Eigenschaft Informationen über einen Verstoß erhalten haben;
Arbeitnehmer oder Angestellte, wenn die Informationen im Rahmen eines Arbeits- oder Dienstverhältnisses erlangt wurden, das zum Zeitpunkt der Meldung bereits beendet ist;
Jede andere meldende Person, die eine Meldung über einen Verstoß macht, der ihr im Arbeitskontext bekannt wurde.
2.2. Diese Regeln umfassen Meldungen, die gleichzeitig folgende Bedingungen erfüllen:

Sie werden von einer Person gemäß Art. 2.1. eingereicht; und
Sie betreffen Handlungen oder Unterlassungen, die:
a) rechtswidrig sind und mit der bulgarischen Gesetzgebung oder den Rechtsakten der Europäischen Union in den in Art. 3 des HinSchG genannten Bereichen in Zusammenhang stehen; oder
b) dem Zweck oder Ziel der Vorschriften in den Rechtsakten der Europäischen Union und den in Art. 3 des HinSchG genannten Bereichen widersprechen; und
Die Meldung enthält Informationen, einschließlich begründeter Verdachtsmomente, über tatsächliche oder potenzielle Verstöße, die bei IntelliWay Services AG begangen wurden oder mit hoher Wahrscheinlichkeit begangen werden, sowie über Versuche, Verstöße zu vertuschen; und
Die Informationen gemäß Ziffer 3 sind der meldenden Person im Rahmen der Erfüllung ihrer Arbeits- oder Dienstpflichten oder in einem anderen Arbeitskontext bekannt geworden.
2.3. Diese Regeln umfassen auch Meldungen, die Informationen über Verstöße gegen interne Vorschriften von IntelliWay Services AG enthalten, jedoch nur, wenn diese Verstöße zu Verstößen nach Art. 2.2, Ziff. 2 führen und ein klarer ursächlicher Zusammenhang besteht.
2.4. Das HinSchG und diese Regeln gelten nicht für Meldungen über Verstöße gemäß Art. 4 des SchPMG.
2.5. Das HinSchG und diese Regeln gelten nicht für Beschwerden, Meldungen und andere Anträge, unabhängig von deren Bezeichnung, die ausschließlich den Schutz persönlicher Rechte suchen, die definitionsgemäß mit einem persönlichen und direkten rechtlichen Interesse verbunden sind, ohne Hinweise auf ein betroffenes öffentliches Interesse. Darüber hinaus können nach dem HinSchG und diesen Regeln keine Beschwerden geprüft werden, die als Meldung bezeichnet sind, sich jedoch auf zwischenmenschliche Beziehungen beziehen, unabhängig davon, ob ein arbeitsrechtlicher Kontext vorliegt, sowie Meldungen über Unregelmäßigkeiten oder Unzufriedenheit von Kunden mit den von IntelliWay Services AG angebotenen Dienstleistungen.
2.6. Wenn im Laufe der Bearbeitung einer eingegangenen Meldung festgestellt wird, dass diese nicht in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt und/oder nicht von einer Person gemäß Art. 2.1. eingereicht wurde, kann die Meldung nicht nach dem HinSchG und diesen Regeln geprüft werden, und es besteht kein Anspruch auf Schutz nach diesem Gesetz.
2.7. Eine Meldung wird nicht bearbeitet und es wird kein Verfahren eingeleitet, wenn:

die Meldung anonym ist, d. h. aus ihrem Inhalt die tatsächliche Identität des Autors weder direkt noch indirekt festgestellt werden kann. Eine Meldung gilt auch als anonym, wenn im Bearbeitungsprozess festgestellt wird, dass die Person, die angeblich die Meldung eingereicht hat, nicht der tatsächliche Autor ist;
die Meldung einen Verstoß betrifft, der mehr als zwei Jahre zurückliegt;
die Meldung nicht in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt;
der Inhalt der Meldung keine ausreichenden Gründe für ihre Glaubwürdigkeit bietet. Als glaubwürdig gilt eine Meldung, deren Angaben in ihrer Gesamtheit zu der Schlussfolgerung führen, dass die Wahrscheinlichkeit besteht, dass der behauptete Verstoß im Anwendungsbereich des HinSchG liegt. Meldungen mit offensichtlich falschen oder irreführenden Tatsachenangaben werden mit einem Hinweis an den Einreicher zur Korrektur zurückgesandt und auf die Verantwortung für Verleumdung hingewiesen.
2.8. Eine Meldung kann gemäß diesen Regeln, d. h. über einen internen Meldekanal oder über einen externen Meldekanal oder auf beide Arten eingereicht werden. Um Verstöße schnell zu verhindern oder deren Folgen zu beseitigen, sollte die Meldung vorrangig über einen internen Meldekanal gemäß diesen Regeln erfolgen, es sei denn, für die meldende Person besteht das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen, diskriminierenden Handlungen oder die Befürchtung, dass keine wirksamen Maßnahmen zur Überprüfung der Meldung und zur Beseitigung des Verstoßes ergriffen werden.
2.9. Der Geschäftsführer der IntelliWay Services AG bestimmt einen Mitarbeiter und einen Stellvertreter, die für die Bearbeitung von Meldungen nach den Regeln zuständig sind. Der Stellvertreter übernimmt die Bearbeitung in Fällen, in denen der zuständige Mitarbeiter aufgrund von Interessenkonflikten nicht tätig werden kann. Der Interessenkonflikt kann vom Mitarbeiter selbst festgestellt werden, in welchem Fall er verpflichtet ist, die Meldung unverzüglich an den Stellvertreter weiterzuleiten oder dem Meldenden mitzuteilen, dass er die Meldung im Falle einer mündlichen Meldung an den Stellvertreter richten soll. Der Interessenkonflikt kann auch vom Meldenden selbst festgestellt werden, in welchem Fall er die Meldung an den Stellvertreter weiterleiten und die Gründe für den Interessenkonflikt angeben soll. Falls der Stellvertreter zu dem Schluss kommt, dass kein Interessenkonflikt in Bezug auf den für die Bearbeitung von Meldungen zuständigen Mitarbeiter vorliegt, soll er die Meldung an den Geschäftsführer der IntelliWay Services AG weiterleiten oder dem Meldenden mitteilen, dass er den Geschäftsführer des Unternehmens über die Meldung und den Interessenkonflikt informieren soll. Nach einer Beurteilung des Vorliegens eines Interessenkonflikts weist der Geschäftsführer der IntelliWay Services AG die Bearbeitung der Meldung entweder dem zuständigen Mitarbeiter oder dessen Stellvertreter zu, abhängig davon, wer in Bezug auf die konkrete Meldung nicht in einem Interessenkonflikt steht. Falls die Beiden in einem Interessenkonflikt stehen, bestimmt der Geschäftsführer nach eigenem Ermessen einen ad-hoc-Mitarbeiter, der für die Bearbeitung der Meldung zuständig ist und nicht in einem Interessenkonflikt steht.
2.10. Eine Meldung gemäß den Regeln kann beim zuständigen Mitarbeiter, bei seinem Stellvertreter oder beim Geschäftsführer der IntelliWay Services AG gemäß den Bestimmungen des vorstehenden Art. 2.9. eingereicht werden:
schriftlich, einschließlich per E-Mail, mittels eines Formulars nach dem Muster – Anhang Nr. 1 zu den Regeln (im Folgenden „Muster“ oder „Formular“ genannt), in dem mindestens die Informationen gemäß Art. 15 Abs. 2 des Gesetzes zum Schutz von Personen, die Verstöße melden oder öffentlich bekannt machen (HinSchG), anzugeben sind. Wenn der Hinweisgeber eine Meldung in einer anderen Form als der im Muster festgelegten einreicht, ist der für die Bearbeitung von Meldungen zuständige Mitarbeiter oder dessen Stellvertreter verpflichtet, die Informationen aus der Meldung in das Muster zu übertragen; oder
mündlich, telefonisch oder über andere Sprachmitteilungssysteme, und auf Wunsch der hinweisgebenden Person – durch ein persönliches Treffen innerhalb eines zwischen den Parteien vereinbarten angemessenen Zeitraums. Die mündliche Meldung wird durch Ausfüllen des Formulars durch den für die Bearbeitung von Meldungen zuständigen Mitarbeiter oder dessen Stellvertreter, falls die Meldung an ihn gerichtet wurde, dokumentiert, wobei dem Hinweisgeber angeboten wird, die Meldung nach Wunsch zu unterzeichnen. Das persönliche Treffen sollte in einem Raum im Büro der IntelliWay Services AG an dessen Geschäftsadresse stattfinden, der physisch von allen anderen Räumen im Büro getrennt ist und in dem keine Videoüberwachung und/oder Tonaufzeichnung erfolgt.
2.11. Der Meldung können jegliche Arten von Informationsquellen beigefügt werden, die die darin enthaltenen Behauptungen stützen, und/oder Verweise auf Dokumente, einschließlich der Angabe von Daten zu Personen, die die mitgeteilten Informationen bestätigen oder zusätzliche Informationen liefern könnten.
2.12. Wird die Meldung nicht gemäß den oben genannten Anforderungen eingereicht, erhält der Absender innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt der Meldung eine Benachrichtigung zur Behebung der festgestellten Mängel. Werden die Mängel innerhalb dieser Frist nicht behoben, wird die Meldung zusammen mit den beigefügten Dokumenten an den Hinweisgeber zurückgesandt.
2.13. Der für die Bearbeitung von Meldungen zuständige Mitarbeiter bzw. sein Stellvertreter, falls die Meldung an ihn gerichtet ist, sowie der ad-hoc-Mitarbeiter gemäß Art. 2.9 sind verpflichtet:

Die Meldungen zu empfangen und deren Eingang innerhalb von 7 (sieben) Tagen nach Erhalt schriftlich zu bestätigen, entweder an die vom Hinweisgeber angegebene E-Mail-Adresse oder die postalische Adresse;
Sicherzustellen, dass die Identität des Hinweisgebers und jeder weiteren im Hinweis genannten Person ordnungsgemäß geschützt wird, indem Maßnahmen ergriffen werden, um den Zugang unbefugter Personen zur Meldung zu verhindern. Die Offenlegung der Identität des Hinweisgebers und anderer betroffener Personen ist nur nach Maßgabe und unter den Bedingungen des HinSchG zulässig;
Kontakt mit dem Hinweisgeber zu halten und bei Bedarf zusätzliche Informationen von ihm und Dritten anzufordern;
Dem Hinweisgeber innerhalb von höchstens drei Monaten nach Bestätigung des Meldungseingangs Rückmeldung über die ergriffenen Maßnahmen zu geben;
Personen, die eine Meldung abgeben möchten, klare und leicht zugängliche Informationen über die Verfahren zur externen Meldung an die Kommission für den Schutz personenbezogener Daten (KZLD) und gegebenenfalls an die Institutionen, Organe, Dienste und Agenturen der Europäischen Union bereitzustellen;
Mündliche Meldungen zu dokumentieren;
Ein Register der eingegangenen Meldungen zu führen;
Die Person anzuhören, gegen die die Meldung gerichtet ist, deren schriftliche Stellungnahmen entgegenzunehmen sowie die von ihr vorgelegten Beweise zu sammeln und zu bewerten;
Der betroffenen Person alle gesammelten Beweismittel zur Verfügung zu stellen und ihr die Möglichkeit zu geben, innerhalb von 7 Tagen eine Stellungnahme dazu abzugeben, unter Wahrung des Schutzes des Hinweisgebers;
Der betroffenen Person die Möglichkeit zu geben, neue Beweise vorzulegen, die im Verlauf der Prüfung gesammelt werden können;
Die Bearbeitung von Meldungen über schwerwiegendere Verstöße zu priorisieren, wenn eine Vielzahl von Meldungen eingeht.
2.14. Falls die im Hinweis enthaltenen Fakten bestätigt werden, ist der für die Bearbeitung von Hinweisen zuständige Mitarbeiter bzw. dessen Stellvertreter, wenn der Hinweis an ihn gerichtet wurde, oder der ad-hoc-Mitarbeiter gemäß Art. 2.9 verpflichtet:

Die Organisation und Durchführung von Folgemaßnahmen in Zusammenhang mit dem Hinweis zu veranlassen, wobei er zur Umsetzung die Unterstützung anderer Personen oder Einheiten innerhalb der Struktur der IntelliWay Services AG anfordern kann. In diesem Fall sind alle Arbeitnehmer und Angestellten des Unternehmens verpflichtet, die erforderliche Unterstützung zu leisten;
Dem Geschäftsführer der IntelliWay Services AG die Ergreifung konkreter Maßnahmen zur Beendigung oder Verhinderung des Verstoßes vorzuschlagen, wenn ein solcher festgestellt wurde oder eine tatsächliche Gefahr für dessen bevorstehende Begehung besteht. In diesem Fall ergreift der Geschäftsführer Maßnahmen im Rahmen seiner Zuständigkeit, um den Verstoß zu beenden oder dessen Begehung zu verhindern, sofern diese noch nicht begonnen hat;
Den Hinweisgeber schriftlich an die zuständigen Behörden zu verweisen, wenn dessen Rechte betroffen sind;
Den Hinweis an die zuständige Stelle für externe Meldungen weiterzuleiten, wenn es erforderlich ist, dass er Maßnahmen ergreift. Über die Weiterleitung ist der Hinweisgeber vorab zu informieren. Sollte der Hinweis gegen den Arbeitgeber des Hinweisgebers gerichtet sein, verweist der für die Bearbeitung zuständige Mitarbeiter oder dessen Stellvertreter den Hinweisgeber darauf, die Meldung gleichzeitig an die externe Hinweisstelle weiterzuleiten.
2.16. Der für die Bearbeitung von Hinweisen zuständige Mitarbeiter bzw. dessen Stellvertreter, wenn der Hinweis an ihn gerichtet wurde, oder der ad-hoc-Mitarbeiter gemäß Art. 2.9 schlägt dem Geschäftsführer der IntelliWay Services AG die Beendigung der Überprüfung in folgenden Fällen vor:
Wenn die gemeldete Verletzung ein geringfügiger Fall ist und keine weiteren Folgemaßnahmen erfordert;
Bei einem wiederholten Hinweis, der keine neuen wesentlichen Informationen zu einer bereits abgeschlossenen Überprüfung enthält, es sei denn, neue rechtliche oder tatsächliche Umstände geben Anlass zu weiteren Folgemaßnahmen;
Wenn Daten über eine Straftat vorliegen.
2.17. Der Geschäftsführer der IntelliWay Services AG stellt die Überprüfung durch eine Anordnung ein, wenn er das Vorliegen einer der in Art. 2.16 genannten Hypothesen feststellt. Wenn der Geschäftsführer entscheidet, dass keine dieser Hypothesen zutrifft, ordnet er die Fortsetzung der Überprüfung an. In den Fällen gemäß Pkt. 3 des vorhergehenden Art. 2.16 sendet der Geschäftsführer den Hinweis und die dazugehörigen Unterlagen unverzüglich an die Staatsanwaltschaft.
2.18. Der für die Bearbeitung von Hinweisen zuständige Mitarbeiter bzw. dessen Stellvertreter, wenn der Hinweis an ihn gerichtet wurde, oder der ad-hoc-Mitarbeiter gemäß Art. 2.9 erstellt einen individuellen Bericht, in dem er kurz die Informationen aus dem Hinweis, die ergriffenen Maßnahmen sowie die endgültigen Ergebnisse der Überprüfung darstellt und er legt diesen dem Geschäftsführer der IntelliWay Services AG vor.
2.19. Der für die Bearbeitung von Hinweisen zuständige Mitarbeiter stellt der Kommission zum Schutz personenbezogener Daten (KZLD) bis zum 31. Januar statistische Informationen gemäß Art. 18, Abs. 5 des Gesetzes zum Schutz von Personen, die Hinweise geben oder Informationen über Verstöße öffentlich bekannt machen (HinSchG) für das Vorjahr zur Verfügung, einschließlich der Anzahl der gemäß den Regeln eingegangenen Hinweise, ihrer einmaligen Identifikationsnummer, ihres Gegenstands, der Anzahl der durchgeführten Überprüfungen und ihrer Ergebnisse.
2.20. Der für die Bearbeitung von Hinweisen zuständige Mitarbeiter bzw. dessen Stellvertreter, wenn der Hinweis an ihn gerichtet wurde, oder der ad-hoc-Mitarbeiter gemäß Art. 2.9 leitet an die KZLD jeden Hinweis weiter, der unter den Anwendungsbereich von Art. 3 des HinSchG fällt und bei dem es um Folgendes geht:
Meldung von Verstößen, die von Personen begangen wurden, die höhere öffentliche Ämter gemäß Art. 6 des Gesetzes zur Bekämpfung der Korruption und zur Einziehung unrechtmäßig erworbener Vermögenswerte innehaben, mit dem Ziel der anschließenden Weiterleitung an die Kommission zur Bekämpfung der Korruption und zur Einziehung unrechtmäßig erworbener Vermögenswerte; oder
Betreffen der Tätigkeit eines anderen verpflichteten Subjekts gemäß Art. 12, Abs. 1 des HinSchG, ohne dass dieses im Hinweis ausdrücklich genannt ist;
Notwendigkeit von Maßnahmen durch die KZLD besteht.
Der Hinweis wird innerhalb von 7 Tagen ab Feststellung einer der oben genannten Umstände zusammen mit der gesamten ursprünglichen und/oder nachträglich gesammelten Dokumentation weitergeleitet, ohne die Daten zu löschen. Der Hinweisgeber wird über die Weiterleitung informiert.
2.21. Die Weiterleitung eines internen Hinweises an die KZLD entbindet die IntelliWay Services AG, einschließlich des zuständigen Mitarbeiters und dessen Stellvertreter für die Bearbeitung von Hinweisen sowie des ad-hoc-Mitarbeiters gemäß Art. 2.9, ebenso wie jede andere Person, die Zugang zum Hinweis hatte, nicht von ihrer Verpflichtung, die Identität des Hinweisgebers und jeder anderen im Hinweis genannten Person zu schützen.
2.22. Hinweise und die dazugehörigen Unterlagen, einschließlich nachfolgender Dokumentationen im Zusammenhang mit ihrer Bearbeitung, werden vom zuständigen Mitarbeiter und dessen Stellvertreter sowie dem ad-hoc-Mitarbeiter gemäß Art. 2.9 für einen Zeitraum von 5 (fünf) Jahren nach Abschluss der Bearbeitung des Hinweises aufbewahrt, es sei denn, es wurde ein strafrechtliches, zivilrechtliches, arbeitsrechtliches und/oder verwaltungsrechtliches Verfahren im Zusammenhang mit dem eingereichten Hinweis eingeleitet.
2.23. Personen haben das Recht, Hinweise auch an die Zentrale Stelle für externe Hinweisabgabe, die derzeit die Kommission zum Schutz personenbezogener Daten (KZLD) ist, zu richten:
Schriftlich an die E-Mail-Adresse: whistleblowing@cpdp.bg oder an die Verwaltungsadresse:
Stadt Sofia 1592, Boulevard „Prof. Tsvetan Lazarov“ Nr. 2;
Mündlich – vor Ort bei der KZLD an der oben genannten Verwaltungsadresse.
Weitere Informationen zur externen Hinweisabgabe finden Sie auf der Website der Kommission zum Schutz personenbezogener Daten: https://www.cpdp.bg/index.php.
Art. 3. Register der Hinweise.
3.1. Der zuständige Mitarbeiter und dessen Stellvertreter, die für die Bearbeitung von Hinweisen gemäß diesen Regeln verantwortlich sind, sowie der ad-hoc-Mitarbeiter gemäß Art. 2.9 erstellen und führen separate Hinweisregister in Papierform, nachfolgend als „Register“ bezeichnet, zu denen nur sie selbst, die KZLD und die Mitarbeiter gemäß Art. 22 des HinSchG Zugang haben. Der zuständige Mitarbeiter hat keinen Zugang zu den Registern, die von seinem Stellvertreter oder dem ad-hoc-Mitarbeiter gemäß Art. 2.9 geführt werden. Ebenso hat der Stellvertreter keinen Zugang zu den Registern des zuständigen Mitarbeiters und des ad-hoc-Mitarbeiters, und der ad-hoc-Mitarbeiter gemäß Art. 2.9 hat keinen Zugang zu den Registern des zuständigen Mitarbeiters und dessen Stellvertreters.
3.2. Das Registermuster wird vom Geschäftsführer der IntelliWay Services AG genehmigt, ergänzt und geändert und muss mindestens die nach den gesetzlichen Vorschriften erforderlichen Inhalte enthalten.
3.3. Die Register, die Hinweise und alle damit verbundenen Dokumente werden getrennt in Metallkassetten, Safes oder Schränken aufbewahrt, die einen sicheren Zugang nur für die in Art. 3.1 genannten Personen gewährleisten. Der Schriftverkehr im Zusammenhang mit dem HinSchG und diesen Regeln wird von den in Art. 3.1 genannten Personen von ihren dienstlichen Computern aus so geführt, dass die Vertraulichkeit und Sicherheit gewährleistet ist, einschließlich des Schutzes vor dem Zugriff Dritter, und auf eine Weise gespeichert, die eine Reproduktion ohne Datenverlust ermöglicht.
3.4. Der Sicherheitsbeauftragte ist verpflichtet, den in Art. 3.1 genannten Personen die notwendige Unterstützung zu leisten, um die Anforderungen gemäß dem vorangegangenen Art. 3.3 sicherzustellen.
3.5. Jeder gemäß den Regeln eingegangene Hinweis, unabhängig davon, ob er schriftlich oder mündlich erfolgt, wird mit einer einzigartigen Identifikationsnummer (EIN) registriert, die von der KZLD vergeben wird. Die EIN wird über die Website der Kommission generiert. Mit der EIN werden alle eingereichten Hinweise auf Verstöße registriert, die in den Anwendungsbereich von Art. 3 des HinSchG fallen, einschließlich:
Hinweise, die sich auf Verstöße beziehen, die vor mehr als zwei Jahren begangen wurden;
Hinweise auf Verstöße, deren Inhalt keinen glaubwürdigen Verdacht begründet;
Hinweise, die offensichtlich falsche oder irreführende Tatsachenbehauptungen enthalten;
Hinweise auf Verstöße, die nach einer speziellen gesetzlichen Regelung gemeldet werden müssen, die nicht dem HinSchG und diesen Regeln unterliegt;
Hinweise auf Verstöße, die bereits von einer internen Einheit der IntelliWay Services AG festgestellt wurden, unabhängig davon, ob Maßnahmen zur Behebung ergriffen wurden.
3.6. Hinweise, bei denen bereits aus der ersten Prüfung offensichtlich ist, dass sie Beschwerden (Klagen oder Meldungen) über Unregelmäßigkeiten oder Unzufriedenheit von Kunden/Nutzern der jeweiligen beruflichen oder administrativen Dienstleistungen der IntelliWay Services AG betreffen, werden nicht mit einer EIN registriert.
3.7. Bevor der zuständige Mitarbeiter Maßnahmen zur Erteilung einer EIN ergreift, hat er eine erste formale Überprüfung vorzunehmen, um festzustellen, ob der Hinweis gemäß Art. 3.5 oder Art. 3.6 anzuwenden ist.
3.8. Zur Erhaltung der ЕIN gibt der für die Registrierung des Hinweises zuständige Mitarbeiter ausschließlich folgende Daten an:
Name und Identifikationsnummer des Arbeitgebers, bei dem der Hinweis eingereicht wurde;
Identifikationsdaten des Mitarbeiters, der für die Bearbeitung des Hinweises verantwortlich ist;
Gegenstand des Hinweises (die entsprechenden Bereiche gemäß Art. 3, Abs. 1 und Abs. 2 des HinSchG);
Art des Eingangs des Hinweises (schriftlich oder mündlich).
Der eigentliche Hinweis und die dazugehörigen Materialien, einschließlich des Formulars, werden der KZLD nicht zur Verfügung gestellt.
3.9. Nach Eingang eines Hinweises gemäß den Regeln trägt der für die Registrierung des Hinweises zuständige Mitarbeiter unverzüglich die gemäß dem genehmigten Muster erforderlichen Informationen in das Register ein.
3.10. Fehlen im Hinweis Informationen zu einem der Formularfelder, benachrichtigt der für die Registrierung zuständige Mitarbeiter den Hinweisgeber schriftlich über die Notwendigkeit, innerhalb von 7 Tagen zusätzliche Informationen bereitzustellen, um die fehlenden Angaben zu ergänzen. Dabei wird darauf hingewiesen, dass die Nichterfüllung zur Einstellung des Verfahrens zur Prüfung des Hinweises führt. In diesem Fall erfolgt die Ergänzung im Register unverzüglich nach Erhalt der zusätzlichen Informationen.
3.11. Die Eintragung der Umstände gemäß Art. 3.9, die zum Zeitpunkt der Einreichung des Hinweises nicht bekannt waren, sowie weiterer zusätzlicher Umstände und/oder Vermerke nach Ermessen des für die Registrierung des Hinweises zuständigen Mitarbeiters erfolgt schrittweise entsprechend den im Verlauf der Prüfung des Hinweises eingegangenen Informationen.
3.12. Bei schrittweiser Ergänzung der Daten im Register wird ein Vermerk über den aktuellen Status des Hinweises gemacht.
3.13. Der für die Registrierung des Hinweises zuständige Mitarbeiter hält aktuellе Daten im Register auf Bulgarisch, unabhängig von der Sprache, in der die Kommunikation mit dem Hinweisgeber geführt wird.
3.14. Der für die Registrierung des Hinweises zuständige Mitarbeiter informiert den Hinweisgeber innerhalb von 7 (sieben) Tagen nach Eingang des Hinweises über die ЕIN seines Hinweises sowie über die eigene Eingangsnummer aus dem Dokumentenverwaltungssystem der IntelliWay Services AG.
3.15. Bei Liquidation oder Löschung der IntelliWay Services AG aus dem Handelsregister ohne Rechtsnachfolger werden die Informationen gemäß Art. 2.22 und die Register gemäß Art. 3.1 zur Aufbewahrung an die KZLD übergeben, nach den von der Kommission festgelegten Richtlinien.
3.16. Wenn der für die Registrierung des Hinweises zuständige Mitarbeiter nach Annahme und Registrierung des Hinweises mit EIN feststellt, dass sich der Hinweis auf die Tätigkeit eines anderen verpflichteten Subjekts bezieht, leitet dieser Mitarbeiter den Hinweis zuständigkeitshalber an den internen Kanal des anderen verpflichteten Subjekts weiter, wobei der Hinweisgeber darüber informiert wird. In diesem Fall wird der Hinweis in seiner Gesamtheit, einschließlich der erhaltenen EIN, weitergeleitet, und die Weiterleitung wird im Register vermerkt. Nach Eingang des weitergeleiteten Hinweises registriert der zuständige Mitarbeiter des anderen Subjekts den Hinweis im Register unter derselben UIN und macht einen Vermerk über die Weiterleitung.
3.17. Die Mitarbeiter gemäß Art. 3.1 sind verpflichtet, die Vertraulichkeitsregeln und die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 31 und Art. 32 des HinSchG einzuhalten.
Art. 4. Schutzgewährung.
4.1. Ab dem Zeitpunkt der Einreichung eines Hinweises gemäß HinSchG und diesen Regeln haben Anspruch auf Schutz:
Der Hinweisgeber, wenn gleichzeitig folgende Bedingungen erfüllt sind:
a. Es bestand ein berechtigter Grund zu der Annahme, dass die zum Zeitpunkt der Einreichung übermittelte Information über den Verstoß wahr war und dass diese Information in den Anwendungsbereich von Art. 3 des HinSchG fällt;
b. Bei der Einreichung des Hinweises wurden die Anforderungen des HinSchG und dieser Regeln eingehalten.
Personen, die dem Hinweisgeber bei der Einreichung des Hinweises helfen und deren Unterstützung vertraulich bleiben muss;
Personen, die aufgrund ihrer beruflichen Verbindung oder familiären Beziehung zum Hinweisgeber durch die Meldung Gegenmaßnahmen ausgesetzt sein könnten;
Juristische Personen, an denen der Hinweisgeber eine Beteiligung hält, für die er arbeitet oder mit denen er auf andere Weise in beruflichem Kontext verbunden ist.
4.2. Verboten sind jegliche Form von Gegenmaßnahmen gegen die in Art. 4.1 genannten Personen, die den Charakter von Repressionen haben und diese benachteiligen, sowie Drohungen oder Versuche solcher Maßnahmen, einschließlich der in Art. 33, Abs. 1 des HinSchG genannten Maßnahmen. Solche Gegenmaßnahmen sind nichtig.
4.3. Eine Person gemäß Art. 4.1., gegen die Gegenmaßnahmen ergriffen wurden, kann bei der zuständigen Behörde die Wiederherstellung des Zustands beantragen, der vor den Gegenmaßnahmen bestand.
4.4. Im Falle der Einleitung eines Gerichtsverfahrens kann die Person gemäß Art. 4.1. beim Gericht die Aussetzung der ergriffenen Gegenmaßnahmen bis zur gerichtlichen Entscheidung beantragen.
4.5. Die Personen gemäß Art. 4.1. haben das Recht auf Zugang zu den Unterstützungsmaßnahmen gemäß Art. 35 des HinSchG.
4.6. Hinweisgeber haften nicht für die Erlangung der Informationen, über die ein Hinweis abgegeben oder die öffentlich bekannt gemacht wurde, oder für den Zugang zu diesen Informationen, sofern diese Erlangung oder dieser Zugang keine eigenständige Straftat darstellt.
4.7. Hinweisgeber haften nicht für die Verletzung von Offenlegungsbeschränkungen, die in Verträgen, gesetzlichen oder untergesetzlichen Vorschriften oder Verwaltungsakten festgelegt sind, sofern sie berechtigte Gründe haben anzunehmen, dass die Einreichung des Hinweises oder die öffentliche Bekanntmachung der Informationen zur Aufdeckung des Verstoßes erforderlich gewesen ist.
4.8. Wenn eine Person einen Hinweis einreicht oder Informationen über Verstöße öffentlich bekannt macht, die in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, und diese Informationen ein Geschäftsgeheimnis umfassen, und wenn diese Person die Voraussetzungen dieses Gesetzes erfüllt, gilt diese Einreichung oder öffentliche Bekanntmachung als rechtmäßig im Sinne von Art. 7, Abs. 2 des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen.
4.9. Schäden, die der hinweisgebenden Person in Zusammenhang mit dem von ihr eingereichten Hinweis oder der öffentlich bekannt gemachten Information entstehen, gelten als vorsätzlich verursacht, bis das Gegenteil bewiesen ist.
4.10. Die betroffene Person genießt in vollem Umfang das Recht auf Schutz und ein faires Verfahren sowie die Unschuldsvermutung, einschließlich des Rechts auf Anhörung und des Rechts auf Zugang zu den Dokumenten, die die Person betreffen.
4.11. Die betroffene Person hat Anspruch auf Entschädigung für alle materiellen und immateriellen Schäden, wenn festgestellt wird, dass die in Artikel 4.1. genannte Person wissentlich falsche Angaben gemacht oder falsche Informationen öffentlich bekannt gegeben hat.
"Betroffene Person" ist eine natürliche oder juristische Person, die in der Ausschreibung oder öffentlichen Bekanntmachung als die Person genannt wird, der der Verstoß zugeschrieben wird oder mit der diese Person in Verbindung steht.
4.12. Der Hinweisgeber haftet nach bulgarischem Recht und dem Recht der Europäischen Union für jede Handlung oder Unterlassung, die nicht mit der Übermittlung der Warnmeldung oder der öffentlichen Bekanntgabe zusammenhängt oder für die Aufdeckung des Verstoßes nicht erforderlich ist.
4.13. Im Falle eines Gerichts- oder Verwaltungsverfahrens, in dem eine Person gemäß Artikel 4.1. behauptet, dass sie Vergeltungsmaßnahmen gemäß Artikel 33 des HinSchG ausgesetzt war und dass diese Vergeltungsmaßnahmen als Reaktion auf einen Hinweis oder eine öffentliche Offenlegung von Informationen erfolgten, muss die Person, die die schädigende Maßnahme ergriffen hat, nachweisen, dass die ergriffenen Vergeltungsmaßnahmen in keiner Weise mit dem Hinweis oder der öffentlichen Offenlegung in Zusammenhang standen. Es wird nicht davon ausgegangen, dass die Vergeltungsmaßnahme als Reaktion auf einen Hinweis oder eine öffentliche Bekanntgabe durch die Person ergriffen wurde, wenn bei Abwägung der Wahrscheinlichkeiten der begründete Schluss gezogen werden kann, dass es eine andere Rechtsgrundlage für die Maßnahme gibt.
Art. 5. Sonstige Bestimmungen.
5.1. Die Regeln werden auf der Grundlage von Artikel 13 des HinSchG angenommen.
5.2. Die Regeln sind auf der Website der IntelliWay Services AG veröffentlicht.
5.3. Der Mitarbeiter und sein Stellvertreter, die für die Bearbeitung von Hinweisen verantwortlich sind, sind verpflichtet, Gesetzesänderungen im Zusammenhang mit diesen Regeln zu verfolgen und rechtzeitig Maßnahmen zur Aktualisierung der Regeln angesichts dieser Änderungen zu ergreifen.
5.4. Der Mitarbeiter und sein Stellvertreter, die für die Bearbeitung von Hinweisen verantwortlich sind, sind verpflichtet, in den letzten zwei (2) Monaten vor Ablauf jedes dreijährigen Zeitraums nach der Genehmigung der internen Regeln eine Überprüfung der Regeln sowie eine Analyse der Praxis bei der Anwendung des HinSchG und der zugehörigen untergesetzlichen Vorschriften durchzuführen und gegebenenfalls dem Geschäftsführer der IntelliWay Services AG eine Aktualisierung der Regeln vorzuschlagen.
5.5 Die Kontrolle über die Umsetzung dieser Regeln erfolgt durch die Kommission für den Schutz personenbezogener Daten in ihrer Funktion als zentrale Stelle für die externe Meldung von Hinweisen im Sinne des HinSchG sowie durch den Geschäftsführer der IntelliWay Services AG.
Für in den internen Regeln nicht geregelte Fragen gelten die Bestimmungen des HinSchG, die untergesetzlichen Rechtsakte zu dessen Anwendung sowie die Methoden, Anweisungen und Instruktionen der Kommission für den Schutz personenbezogener Daten (KZLD) oder einer anderen zuständigen Behörde.
Anlagen:

Erklärung des Mitarbeiters über Hinweise
Formular zur Registrierung eines Hinweises
Hinweisregister