Technisches Property-Management-Back-Office

Mit unserem technischen Property Management im Back-Office sichern Sie den reibungslosen Betrieb und die Werterhaltung Ihrer Liegenschaften. Wir übernehmen für Sie die Dokumentationspflege, Terminverfolgung, Budgetplanung und Koordination technischer Dienstleistungen – effizient, transparent und zuverlässig.

1. Dokumentationsmanagement

• Pflege und Fortschreibung der Bestandsdokumentation im Kundensystem:
  → Aktualisierung technischer Unterlagen, Wartungsnachweise, Prüfberichte;
  → Die Unterlagen werden von Dienstleistern, Prüfstellen sowie internen Stellen bereitgestellt.
• Aktive Unterstützung des technischen Property Managements bei der Steuerung und Überwachung des Facility Managements im infrastrukturellen und technischen Gebäudemanagement:
  → Selbstständiges Einholen von Dokumenten (Wartungsprotokolle, Protokolle infrastruktureller Leistungen);
  → Pflege und Überwachung des Wartungskalenders;
  → Nachverfolgung bei überfälligen Terminen bzw. ausstehender Mangelbehebung;
  → Regelmäßiges Reporting zum Wartungsstand.
   
  2. Budgetplanung (OPEX)*
  → Erfassung und Pflege relevanter Unterlagen wie FM-Verträge, Bescheide, Nachweisbelege;
  → Planung einzelner Maßnahmen (z. B. Instandhaltung, Prüfungen, etc.);
  → Plausibilisierung & Fortschreibung von Budgets.
   
  3. Vertrags- und Versicherungsmanagement*
  → Abschluss und Verwaltung von Wartungs-, Werk-, Dienstleistungs- und Versicherungsverträgen
  → Erfassung und Nachverfolgung von Schadensmeldungen;
  → Unterstützung bei der Schadensabwicklung mit Versicherungen.
   
  4. Wiederkehrende Prüfung, Inspektion und Wartung der Anlagen & Einrichtungen*
• Begleitung von Ausschreibungen für Wartung und Prüfung technischer Anlagen
  → Versand von Anfragen, Angebote einholen und auswerten, Vergleichsanalyse
• Verfolgung der Beseitigung festgegestellter Mängel & Dokumentation
  → Pflege im Kundensystem, Statusverfolgung, Eskalation bei Verzögerungen.
   
  5. Instandsetzung der Anlagen und Einrichtungen*
• Begleitung von geplanter sowie außerplanmäßiger Instandsetzungen:
  → Koordination mit Dienstleistern & Mietern;
  → Pflege von Protokollen und Fortschrittsdokumentationen;
  → Unterstützung des techischen PM bei Steuerung und Kontrolle.
   
  6. Infrastrukturelle Dienstleistungen (Unterhalts-, Glas-, Fassaden-, Außenanlagenreinigung u.a.)*
• Begleitung von Ausschreibungen für infrastrukturelle Dienstleistungen:
  → Angebotsanfragen, Einholung von Angeboten, Vergleichsanalyse;
  → Unterstützung des techischen PM bei Vertragsvergabe und Dokumentationspflege.
    
  7. Service- und Rufzentrale managen / Meldungen verfolgen
• Entgegennahme von Stör- und Schadensmeldungen;
• Erfassung und Pflege in Ticketsystem;
• Anlegen von Aufträgen;
• Reporting und Analyse.
   
  *In Abstimmung mit Techischem PM *

Ihr Vertragspartner ist immer IntelliWay Services GmbH mit Sitz in Hamburg. Alle Vertragsbedingungen basieren auf deutschem Recht inklusive unserer Haftpflichtversicherung.