Erstellung von jährlichen Nebenkostenabrechnungen - Interview mit Krasimira Vasileva, Project Managerin

1. Frau Vasileva, an welchen Projekten arbeiten Sie derzeit?

Momentan bin ich mit der Teamleitung für zwei Projekte betraut. Die Auftraggeber sind dabei sehr unterschiedlich. Bei einem handelt es sich um einen Kunden, der als führender Immobilien- und Industriedienstleister mit hoher Eigenleistungstiefe entlang der Wertschöpfungskette für das technische, infrastrukturelle und kaufmännische Management von kompletten Standorten und ganzen Portfolios von Industrieunternehmen und Immobiliengesellschaften tätig ist.
Der andere entwickelt seit 1980 die Immobilienfonds für private und institutionelle Anleger und investiert ausschließlich in Einzelhandels- und Pflegeimmobilien. Als Asset- und Centermanager verwaltet er neben den Immobilien der eigenen Fonds auch externe Immobilien und Immobilienportfolios.

2. Was konkret ist die Aufgabe?

Wir sind mit der Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnungen beauftragt. Dabei gilt es alle gesetzlichen und mietvertraglichen Bestimmungen und Fristen einzuhalten. In der Betriebskostenabrechnung werden die über das Jahr vorausbezahlten Betriebskosten der Mietwohnungen und anderer Liegenschaften abgerechnet. Dabei kümmern wir uns auch um die Heizkostenabrechnung und melden Verbrauch und Nutzerlisten an den entsprechenden Heizkostendienstleister. Anschließend werden übermittelte Abrechnungen von uns geprüft.

3. Wie groß ist das Auftragsvolumen?

Zum einen handelt es sich um 245 Immobilien. Davon sind 147 Wohn- und 98 Gewerbeobjekte. Wir übernehmen dabei auch den Rechnungsversand und die Widerspruchsbearbeitung. Der andere Auftrag betrifft 49 Objekte, vor allem Fachmarktzentren.

4. Wie werden die Abrechnungen erstellt?

Als Berechnungsprogramme werden verschiedene Systeme angewendet, beispielsweise Realax und SAP. Einige Objekte müssen wir in Excel abrechnen.

5. Kann IntelliWay auch den Versand der Rechnungen übernehmen?

Ja, das ist möglich. Im vergangenen Jahr haben wir beispielsweise für einen Kunden einen elektronischen Versand der entsprechenden Briefe über die Deutsche Post AG organisiert. So konnten wir eine fristgerechte und nachweisbare Zustellung an die jeweiligen Mieter dokumentieren.